リコーのインターネットFAXを徹底的に調べて見た
リコーの複合機でインターネットfaxが利用可能
リコーは複合機を始めとして、オフィス機器や光学機器の製造をしている日本メーカーです。リコーでは、複合機の一つの機能として、インターネットfaxができる製品を作っています。複合機をインターネット接続したり、社内LANにつないだりして、電子的に文書を送受信することができます。FAX原稿を印刷せずにメールの形で送信することも可能ですし、通常のFAX受信をした原稿については自動的にPDF化させて、パソコンで読むことができるようになります。もちろん、複合機ですので、必要なものについては紙に印刷する設定にすることもできます。このように、両方の機能を使えるのがリコーのインターネットfaxの特徴となっています。
このリコーのインターネットfaxを使うためには、対応している複合機と一緒に、W-NET FAX受信というシステムを導入する必要があります。これは、もともとあるFAXの拡張機能として加えられるソフトで、オフィス全体のパソコンと複合機をつなぐためにも使えます。このシステムに入っているパソコンであれば、データファイルをメール送信するのと同じ感覚で、パソコンからのFAX送信ができるようになります。また、受信もできて、複数のパソコンで同時に同じ文書をチェックできます。オフィスのペーパーレス化を考えているのであれば、とても優れたシステムと言えるでしょう。
リコーのインターネットfaxを導入するメリットとデメリット
リコーのインターネットfaxにするメリットとしては、やはり紙への印刷をしなくて済むという点があります。システム内のパソコンは誰でも原稿を見られますので、印刷して社員に回す必要もなくなります。紙の文書の保管や破棄というのは、結構面倒な作業です。ビジネス文書であれば、いちいちシュレッダーにかけないといけません。また、保管スペースがどんどん大きくなることもあります。ペーパーレス化することによってこうした手間が減りますので、効率化を図ることができます。
通信コストを下げられるというのも大きなメリットです。電子的に原稿を送れますので、FAX通信という形でも無料になる部分が大きくなります。また、複数の宛先にまとめて同じ原稿を送る場合には、割安料金での送信ができるなどのメリットもあります。
一方で、いくつかのデメリットもあります。このインターネットFAXシステムに対応している複合機が限られているという点です。新たに機器を購入する必要が出てくるので、使い勝手が変わるかもしれません。複合機はFAXだけでなく、コピーやスキャンなどの他の日常的な業務にも使いますので、使いやすいかどうかというのは大事な点です。また、対応機器は高額なので、トータルで見ると初期費用がぐっと上がってしまい、コスト高となるリスクもあります。ランニングコストを抑えられるとしても、長い目で見てお得になるかどうかを検討する必要があります。リースサービスもありますが、通常の製品よりも高めの金額となることがあります。
さらに、一般的なインターネットFAXはパソコンだけでなく、スマホでも専用アプリを使って外出先でも簡単に閲覧、操作ができることが多いのですが、こちらの専用アプリがまだ出ていないという問題もあります。
コスト計算をして導入を検討しよう
リコーのインターネットfaxは、とても優れた機能で業務効率化にはぴったりです。一方で、機器の費用がかかるという注意点もあります。利便性と共に、どのくらいのランニングコスト削減につながるかを計算し、結果的にコスト削減につながるかを見て検討するようにしましょう。
