リコーのインターネットFAXを徹底的に調べて見た｜インターネットFaxコラム002
リコーの複合機で利用できるインターネットFAX
リコーは、複合機をはじめとしたオフィス機器や光学機器を手がける日本の大手メーカーです。リコーでは、複合機の機能の一つとしてインターネットFAXに対応した製品を提供しています。
複合機をインターネットや社内LANに接続することで、文書を電子データとして送受信することが可能になります。FAX原稿を紙に印刷せず、メール送信のような感覚でFAXを送信できるほか、通常のFAX受信についても自動的にPDF化され、パソコン上で閲覧できます。もちろん、必要に応じて紙に印刷する設定も可能です。
電子データと紙の両方を柔軟に使い分けられる点が、リコーのインターネットFAXの大きな特徴と言えるでしょう。
W-NET FAX受信によるシステム連携
リコーのインターネットFAXを利用するには、対応する複合機に加えて、**「W-NET FAX受信」**というシステムを導入する必要があります。これは、従来のFAX機能を拡張するソフトウェアで、複合機とオフィス内のパソコンを連携させる役割を担います。
このシステムを導入すると、対応しているパソコンからメールを送信するような操作でFAX送信が可能になります。また、受信したFAXは複数のパソコンで同時に閲覧できるため、社内での情報共有もスムーズです。
ペーパーレス化を推進したい企業にとって、非常に相性の良い仕組みと言えるでしょう。
リコーのインターネットFAXのメリットとデメリット
メリット
最大のメリットは、紙への印刷が不要になることです。システムに接続されたパソコンで誰でも原稿を確認できるため、紙を印刷して配布する手間がなくなります。
紙文書の管理には、保管スペースの確保や廃棄時のシュレッダー処理など、意外と多くの手間がかかります。インターネットFAXによるペーパーレス化は、こうした作業負担を軽減し、業務効率の向上につながります。
また、通信コストを抑えられる点も大きなメリットです。電子データとして送信することで、FAX通信にかかる費用を削減できるほか、複数宛先への一斉送信を割安で行えるケースもあります。
デメリット
一方で、注意すべき点もあります。
まず、対応している複合機が限られているため、新たに機器を購入する必要がある場合があります。複合機はFAXだけでなく、コピーやスキャンなど日常業務でも頻繁に使用するため、操作性の変化には注意が必要です。
また、対応機器は比較的高額なものが多く、初期費用が高くなりやすい点もデメリットと言えるでしょう。ランニングコストは抑えられる可能性がありますが、長期的に見て本当にコスト削減につながるかは、慎重な検討が必要です。リースを利用する場合でも、通常モデルより費用が高くなるケースがあります。
さらに、一般的なクラウド型インターネットFAXでは、スマートフォンアプリを使って外出先から操作できることが多い一方で、専用スマホアプリが用意されていない点もデメリットとして挙げられます。
コストと運用を踏まえて導入を検討しよう
リコーのインターネットFAXは、ペーパーレス化や業務効率化を実現できる優れた仕組みです。しかし、機器導入にかかる初期費用を含め、コスト面の検討は欠かせません。
利便性だけで判断するのではなく、ランニングコスト削減効果と初期投資のバランスをしっかり試算した上で、自社にとって最適な導入方法かどうかを検討することが重要です。
