FAXで誤送信すると最悪損害賠償請求される？実情を解説
FAXの誤送信によって生じる可能性のあるデメリット
FAXでやりがちなのが誤送信。誤送信してしまうと、どのようなリスクがあるのでしょうか。
FAXの誤送信で生じるデメリットは多岐にわたります。まず、プライバシーの侵害が最も顕著なリスクです。機密情報や個人情報が含まれたFAXが誤って第三者に送信された場合、その情報が悪用される可能性があります。このようなケースでは、法的なトラブルが生じることもあり、企業に対する信頼を大きく損ねる可能性があると言えるでしょう。
ビジネス上の影響も無視できません。契約書や提案書、商談の詳細が誤送信された場合、商談が不利に進展する可能性があるほか、他社に有利な情報が渡ってしまう可能性も考えられます。これは単に金銭的な損失を招くだけでなく、長期的にはビジネスパートナーとの関係にも影響を与えかねません。
さらに、社内の人間関係にも影響が出る場合があります。たとえば、社内メモや評価書などを誤って送信してしまった場合を考えてみましょう。その内容によっては、誤送信した社員は社内での信頼を失い、働きづらい環境が生まれる可能性もあるのではないでしょうか。誤送信が頻繁に起こると、その都度、訂正や謝罪が必要となることも大きなデメリットです。そのたびに多大な手間と時間がかかるわけですから、そういうことが頻繁に起こるようでは業務効率も大きく損なわれ、業績にも悪影響を与えることが考えられます。
FAXの誤送信が損害賠償につながるケース
FAXの誤送信によって損害賠償請求が考えられるケースとしては、そのせいで第三者に機密情報や個人情報が漏れた場合が最も顕著です。たとえば、医療機関が患者の健康診断結果や治療方針を誤って他の患者やまったく関係のない第三者に送信してしまったとしましょう。その情報が悪用された場合、悪用されないまでも拡散されてしまった場合、そのことによって生じる損害に対して、誤送信した側は損害賠償責任を問われる可能性が高いです。
また、企業同士の誤送信も同様で、たとえば競合企業への誤送信によってビジネスチャンスを失ったり、不利益を被ったりした場合も、損害賠償が発生する可能性があります。
損害賠償という最悪の事態を避けるための手立てとしては、まず送信先の確認を徹底することが基本です。FAX番号は手動で入力することも多いため、入力した番号を送信ボタンを押す前に必ず確認し、誤りがないか徹底的にチェックするようにしましょう。また、送信する前に文書の内容を誰かと一緒に確認することで、ヒューマンエラーを減らすことができます。
次に、機密情報や個人情報が含まれる場合、その旨を明記したカバーページを送信文書の最初に挿入するという方法も有効です。たとえ誤送信が起きた際でも、第三者がその情報を開封しないよう促すことができます。加えて、技術的な対策も考慮に入れるべきでしょう。たとえば、FAX送信ソフトに送信履歴を保存する機能があれば、それを利用して送信先や送信内容を記録し、後から確認できるようにしておきます。そうすることで、誤送信が発生した場合でも速やかに対処することができるでしょう。
まとめ
FAXの誤送信にはさまざまなデメリットがありますが、特に機密情報や個人情報の漏洩が生じた場合、損害賠償責任が問われる可能性が高いです。そのため、送信先の確認を厳密に行う、カバーページを用いる、送信履歴を記録するなど、多角的な対策が求められます。これらの対策を適切に行うことで、誤送信によるリスクをかなりの程度で軽減できるでしょう。少なくとも損害賠償を問われるような最悪の事態は回避できるはずです。
