efaxのメリットやデメリット、特徴まとめ
efaxの特徴
efaxは、インターネット回線を通じてFAXを受信して、パソコンやスマホで見ることができるサービスです。送信も同じく、専用のFAX機がなくても、スマホなどから簡単に行うことができます。お好きな市外局番を選んで電話番号を取得できるため、送信する人は普通のFAXと同じやり方で送ることができますし、受信も普通と変わりません。
料金は初期費用の他に、月額料金がかかります。月払いにすると税込み1,980円で、年払いにした場合は18,000円となります。この月額料金で、一月あたり150ページまで無料で送受信できます。それ以降は1ページあたり11円がかかりますが、小規模の利用であればコスト削減できるのが特徴です。
efaxのメリットとデメリットとは？
efaxのメリットは、どこでもFAXの送受信ができるという点です。efaxは専用のアプリを用意していますので、スマホで受信すればすぐに確認できます。送信も同じくスマホアプリの中で行うことができ、クラウドなどに保存してあるドキュメントを選択して送信できます。もちろん、パソコンでも送受信が可能で、紙の印刷を全くすることなくFAXを使えるわけです。こうした機能によって、外出先でもFAXを確認したり、送ったりできるようになります。オフィスにスタッフがいないことが多い会社でも、FAXの見逃しがなくなります。また、外出している社員に改めてFAXについて知らせる必要がなく、直接スマホで受け取れるというのも便利です。
もう一つのメリットは、ペーパーレスに切り替えられるという点です。送られてきた書類はPDFファイルで受信できますので、そのままストレージに保存できます。また、返信する時も、アプリ内で受け取ったFAXに書き込みをして、そのまま送れるようになっていますので、印刷は全く不要です。いちいち紙に印刷すると、手間もコストもかかります。さらに、保管場所確保の必要や、紛失のリスクが発生します。その点、FAXをペーパーレスにすることによって、大きな利便性を確保できるわけです。
こうしてFAXをデジタル化することによって、コストダウンを図れます。業務用のFAX機が要らなくなりますし、コピー用紙も不要となります。電話回線も使うことがなく、すでにあるインターネット回線を利用するだけです。月額料金と150ページ以上の送受信分だけコストがかかるのみとなります。
一方、デメリットも存在します。最大のデメリットとしては、大量にFAXを送受信する場合はコスト高となる可能性があるという点です。150ページまでは無料ですが、それを超えると11円の従量課金となります。電話料金や印刷代などを総合的に考えた場合、大量に送受信を繰り返すオフィスだと、従来の方が安くなることもあります。そのため、毎月どのくらいの利用量となっているのかを把握した上で、一度コスト計算をしてみると良いでしょう。
また、今まで使っていたFAX番号が変わるというデメリットもあります。サービス導入によって新番号が割り当てられるからです。お客様への通知を改めてしないといけませんので、通知の手間コストや、印刷物の刷り直しのコストがかかることになります。
メリットの多いefaxの導入を検討してみよう
efaxの導入には、コストカットやより効率的なFAX送受信などのメリットがあります。現在のFAX利用状況を確認した上で、コストがどのくらい下がるかなどをチェックしてみましょう。デメリットも存在しますので、導入することで大きな不利益とならないかも一度踏みとどまって検討することも大切でしょう。ただ、全体的にはメリットが大きいサービスですので、積極的に利用を検討してみて良いと思います(2021年10月現在の内容を元に執筆しています）
