インターネットFAXとクラウドFAXの違いはあるの？違いや特徴をまとめてみた
会社によってインターネットfaxとクラウドfaxの定義が異なるので注意！
オフィスサービスの電子化が進んでいて、その代表的な存在となっているのが、インターネットfaxやクラウドfaxと呼ばれるものです。この二つのサービスは、どちらも従来の紙とFAX機を使わずに送受信ができるFAXのことを一般的には指します。しかし、それぞれの会社で定義が違うので、どんな意味でそれぞれの名称を使っているかを確認する必要があります。
一般的にはインターネットfaxという呼び方が多く使われています。電話番号を持ち、その番号で送受信ができるのですが、紙に印刷したり逆にスキャンしたりする必要はなく、パソコンやスマホから直接データファイルで送受信できるようになっています。使用する回線はインターネット回線が多いですが、電話回線を介してから機器側でデータ変換を行うタイプのサービスもあります。
クラウドfaxも基本的には考え方は一緒で、インターネットfaxと全く同じ使われ方をしていることがあります。ただし、ほとんどの場合、クラウドfaxと呼ばれるものは、電話回線を使うことはなくインターネット回線のみでデータをやり取りします。また、クラウド上に文書データを保存できるようになっていて、一度送受信したらデータの呼び出しができないということがありません。その後も、好きな時に保存フォルダにアクセスすれば、送受信した文書を確認できるのが便利な点です。
インターネットfaxの機能の違いを見て選ぶ
クラウドfaxもしくはインターネットfaxは、たくさんの会社がサービスを提供しています。そのため、コストや機能、基本サービスの違いが見られます。まずは、自分たちが現在のところどのくらいのFAX送受信枚数となっているか、どんな機能が必要かを考えておくことが大切です。その上で、それぞれのインターネットfaxの特徴を比較して選ぶようにしましょう。
一つのポイントとしては、上述のようなクラウド保存ができるかどうかという点を比較できます。インターネットfaxと呼ばれるものの中には、データ形式で送受信がされるものの、そのデータはユーザー自身がローカルファイルとして保存しなければ、どこにも残らないこともあります。一方でクラウドfaxと呼ばれるサービスでは、少なくとも一定期間中はクラウド保存されていますので、パソコンに保存し忘れても安心です。また、クラウド上にアクセスすれば誰でも見られるということで、他の人と情報共有がしやすいです。同じ部署に何人ものスタッフがいて、常に情報共有をしなければならない場合、この機能があると助かります。
そして、スマホでの操作ができるかという点もチェックしておきましょう。メールでチェックできるだけでなく、スマホからの送信もできるとかなり楽になります。また、専用アプリが用意されていて、そこで送受信ができると、通常のメールの確認と分けられて判別がしやすいというメリットもあります。
会社ごとのサービスの違いを比較してみよう
インターネットfaxとクラウドfaxには明確な定義がなく、同じものとして扱っている会社もあります。一方で、送受信データをクラウド保存しているかどうか、完全にインターネット回線のみで通信しているかどうかということで違いを明確にしているところもあります。会社によって定義が異なりますし、提供しているサービスも違います。導入の際には、まず複数の会社の詳細を比較し、検討してみることが大切です。
