インターネットFAXでExcelファイルは送信可能？徹底解説！
結論、インターネットFAXでExcelファイルの送信は可能
インターネットFAXでは、様々なファイル形式での送信が可能です。基本となるのはPDF形式とTIFF形式のファイルで、画像形式でファックスに変換されて送信されます。一部のインターネットFAXでは、相手にメールアドレスを指定すると、そのままメールと同じ形式で送信ができるものもあります。そして、送信する元のファイルとしてExcelファイルが利用できるサービスも多くあります。ビジネス文書ではExcelをよく使いますので、サービス選びの際にExcelファイルを送れるかということもチェックしたいものです。
もし、Excelファイルをそのまま送れないとなると、一度Excelの中でPDFファイルに変換したり印刷したりしてから、再びインターネットFAXに入って送信作業をしなくてはなりません。しかし、インターネットFAXでExcelファイル送信ができるタイプであれば、ツールでファイルを指定するだけでそのまま送れます。手間がかなり減りますので、とても便利でスピーディーです。また、同じファックスの中にコメントを記載することもできますので、Excelファイルに注釈を加える形で文書を入れられて、受け取った側も理解しやすくなります。こうした機能を上手に活用するためにも、それぞれのサービスでどんなファイル形式での送信ができるかをチェックしましょう。
インターネットFAXでExcelファイルを送る際の注意点
Excelファイルを送れるインターネットFAXの場合、たいていはサービスツールを使ってメールにExcelファイルを添付する形で送信します。このExcelファイルは基本的にPDFかTIFF形式に変換されて送られます。そのため、受け取った相手は送信元が指定したシートだけを閲覧できることになります。つまり、元のExcelファイルに複数のシートがあっても、個別にシートを開くことはできません。あくまでもExcelファイルのキャプチャーのような形で、送信元で指定した部分だけが画像となって送られるわけです。そのため、元のファイルに複数シートがあるのであれば、シートごとに送信する必要があります。
また、基本的にExcelファイルを送れるサービスが多いとはいえ、それぞれのサービスで送信方法が異なります。最も簡単なのは、ツールでファイルを選んで添付するやり方で実行するというものです。他には、Excel自体を使ってファックスを送信するというやり方です。Excelのファイルメニューから印刷を選んで、プリンターをFAXに指定することで送れます。
どちらの使い方もメリットデメリットがあります。ワンクリックでメール添付するやり方はとても簡単なのがメリットです。一方で、どの状態で画像変換されるか分かりませんので、表示させたいセルが確実に相手に見えているか、送信済みのファイルを開いて確認しないといけません。一方でExcelから送るやり方だと、多少手間がかかります。しかし、自分が現在見えている状態で画像変換されて送信されますので、確実に相手に送信したい内容が伝わります。インターネットFAXによって、どちらかの方法でしか送信できないこともありますし、どちらも使えるものもあります。どの会社を使うかを考える時の参考にしましょう。
ExcelファイルをインターネットFAXで送って業務を効率化させよう！
インターネットFAXはいろいろなタイプのファイルを送ることができます。その中に、Excelファイルも含まれます。サービスによって送信の方法は異なりますが、作業がぐっと楽になるのは間違いありません。上手にこの機能を使って業務の効率化を図りましょう。
