インターネットFAXと複合機のFAXを徹底比較！
インターネットfaxと複合機とではハード面でのコストが大きく違う
インターネットfaxと複合機を使った従来のFAXでは、まず利用にあたって必要な機器の違いがあります。これは、ハード面でのコストに大きく影響します。
従来のFAXであれば、当然、最低でもシンプルなFAX機が必要となりますし、オフィスでの使用であれば複合機を入れることが多いです。業務用複合機は、購入すると安いもので数百万円することが多いです。リースをするとしても、毎月数千円から1万円以上かかることになります。実際のFAXの利用料金とは別に、ハードを入れるためのコストが結構かかるというわけです。
一方で、インターネットfaxの場合、新たに機器を購入する必要はありません。すでに使っているインターネット回線とパソコン、スマホがあれば十分だからです。そのため、機器購入費やリース代などをそっくりと浮かせることができるわけです。
機能面での差が大きい
コストと同時に、大きな違いとなるのが機能の差です。インターネットFAXを導入するメリットとして一番大きいのは、利便性の向上です。まず、紙に印刷しなくて良くなるというのが大きなポイントです。インターネットFAXの場合、送られてきた書類はPDFなどのファイルに変換されて、メールで送信されます。もしくは、専用のソフトやアプリで直接閲覧できます。そのため、ファイルをそのまま転送することもできますし、ファイルにコメントを記して返送したりすることが可能です。単純に紙への印刷コストがかからなくなるというメリットもありますし、業務効率化を図れます。
多くのインターネットFAXでは、同時に複数のパソコンやスマホで操作やチェックができるようになっています。送られてきたFAXを複数の社員が同時に見られますので、すぐに情報をチェックできます。複合機のFAXと比較してみると、印刷されたものを一人の社員が見て、その後それを関係する人に回覧するという手間がかかります。これがなくなりますので、スピーディーに情報共有ができることになります。
そして、スマホで操作ができるというのも、両者を比較して見えてくる大きな違いです。インターネットFAXサービスの中には、専用アプリを用意していて、FAXを受信したらすぐに通知が入り、ドキュメントを閲覧できるようにしているところもあります。外出先であっても関係ありませんので、顧客との連絡もスムーズになります。また、オフィスに誰もいない状態であってもFAXを見られるというのも大きな違いでしょう。特に小規模の会社だと、社員全員が外に出ていることも珍しくありませんので、とても助かる機能です。
もちろん、従来の複合機を使ったFAXにもメリットがあります。1枚当たりの送受信コストは従来のFAXの方が安いケースが多いので、大量にFAXを送受信する場合、インターネットFAXよりもお得になることがあります。また、送られてくる書類を必ず印刷して保管する方針を持っているのであれば、いちいち印刷操作をしなくても、すべて自動的に印刷してくれる複合機FAXの方が楽になります。
細かくコストや機能を比較して導入を検討しよう
インターネットFAXには、紙の印刷をすることなくペーパーレス化できることや、スマホを使ってどこでもFAXを閲覧できるなどのメリットがあります。従来の複合機によるFAXと比較しても、多くのオフィスではコストダウンにつながる可能性が高いです。一方で、複合機ならではのメリットがあるのも事実です。そのため、じっくりと自社の利用状況を見た上で是非を判断することが重要です。
