自治体でインターネットFAXを導入する注意点を解説
自治体でインターネットFAXを導入するメリットは多い
インターネットFAXは様々な場所で導入されるようになっていますが、この動きは民間企業だけでなく自治体にも見られます。毎日多くの業務が必要となる自治体においても、インターネットFAXにするメリットは大きいからです。その一つは、やはりコストダウンにつながるということです。従来のファックスを利用するには、FAX機器もしくは複合機が必要となります。インターネットFAXにすれば機器が不要となりますので、そのリース代や購入費、メンテナンス費用などを削減できます。さらに、多くの自治体では多量のファックス送受信をするため回線を複数用意する必要があり、そのための費用もかかります。しかし、インターネットFAXであれば回線基本料も通信費も大幅に減らせるわけです。
また、機器や回線が物理的に必要となると設置工事をしないといけません。その間、業務に支障が出たり、一時的にファックスが使えなくなったりします。その点、インターネットFAXであればインターネット回線とパソコン、もしくはスマホがあれば機能しますので、中断することなく使い続けられるのです。行政サービスを間断なく提供するためにも、インターネットFAXには大きなメリットがあると言えます。
もう一つ大事な点が、災害に対応するための環境を作るという理由です。災害が生じた場合、役所の建物自体が被害を受けたり機器が故障したりすることがあります。そうなると、最も情報を必要としている時にファックスが使用できなくなる恐れがあります。また、災害によっては職員が役所に来ないで、自宅での業務をしたり災害現場での対応をしたりするケースが多くなります。こうなると、物理的に複合機がないと送受信ができない従来のFAXでは対応できません。しかし、インターネットFAXであれば、役所にいなくてもインターネット回線さえあれば、外出先の職員でも利用できます。こうした危機管理という面においても、インターネットFAXは力を発揮すると言えます。
自治体に導入する際の注意点
こうしたメリットが多いインターネットFAXですが、自治体に導入する際には注意点もあります。その一つがFAX番号です。今まで使っていた番号を変えて新しいものにすると、市民が混乱したり旧番号に送信し続けたりする問題が起きます。そのため、番号ポータビリティができるサービスを選ぶ必要があります。
また、番号に関連したもう一つの注意点は、自治体の市外局番を使えるかということです。インターネットFAXの中には、050番号のみとか特定の市外局番しか発行できないところもあります。こうなると、自治体のFAXなのに地元の市外局番ではないということで、市民が勘違いをしてしまう可能性があります。
そして、セキュリティ対策がしっかりとなされているかという点も考えましょう。通信の暗号化がなされているということは、確実にチェックすべき点です。また、職員がスマホなどでも閲覧できるようになりますので、スマホの管理や盗み見、情報漏えいを起こさないように注意しましょう。
注意点に留意して安全にインターネットFAXを使いましょう！
民間企業よりもFAXの利用頻度が高い自治体は、従来のものからインターネットFAXに切り替えるメリットは大きいです。一方で、番号の扱いやセキュリティ対策という面で注意点もあります。安全かつ便利に使えるように、しっかりと対策を施して環境つくりをしましょう。
