電子帳簿保存法の発令でインターネットFAXに影響はあるの？
2022年1月から改正電子帳簿保存法が実施されることになりました。今回の改正条項は、電子取引にて授受した国税関係書類に関して電子保存することが義務付けられるというものです。従来の電子帳簿保存法では、受信した書類を紙ベースで保存するように義務付けてきましたから、紙におこして保管する癖が出てしまう点に気を付けたいところです。
電子帳簿保存法によってインターネットfaxも保存対象となる
では、faxで受理した取引書や契約書はどうなるのでしょうか？紙ベースで出力したデータと、インターネットfaxでPDFファイルやMicrosoft WordやExcelの形式で受け取った書類についてはどう対処すべきでしょうか。
その点については、まず電子帳簿保存法について具体的に把握する必要があります。新たに設定された電子帳簿保存法では、全ての電子取引による取引情報の受信において、その情報を適宜デジタルデータとして保存することが義務付けられています。
電子取引情報とは、具体的にはEDI（電子データ交換）やWebサイト上の通信、電子メール、インターネットfaxなどで送受信した情報を意味します。そして、紙などによる出力書面等の保存を廃止とするのが今回の改正法のポイントです。
ただし、出力画面を紙にプリントアウトする従来のファクシミリの場合は、デジタルデータをそのまま出力する機能が付いていません。もともと紙ベースで情報を残すことで送受信が完了するために、この場合に限り紙による保存が特別にみとめられます。
一方、インターネットfaxにはPDFファイルでの情報処理が可能ですから、プリントアウトをせずにそのままWEB端末機上で保存するようにします。たとえプリントアウトして保管してきた発注書も、その書類を保管しておけば良いとはなりません。紙の書類を税申告の資料として持ち込んでも、それは認められないことに注意してください。つまり、電子取引情報としてデジタルデータの状態で保存する必要があります。
会社の経理で電子データ保存は必要な項目について
会社オフィスでやり取りする項目には次の7種類が考えられます。
まず、電子メールで請求書・領収書をPDFファイルでやり取りしますが、この受信については改正電子帳簿保存法が適用されます。また、WEB上のホームページよりダウンロードした請求書・領収書も同様です。なお、WEBサイトのフォーマットから請求書・領収書をスクリーンショットした場合もデジタルデータで保存します。
クラウドサービスを利用した電子請求書・領収書の授受も対象となりますし、クレジットカードの取引履歴のデータやETCカードなどの支払い記録も対象です。最近はキャッシュレス決済でスマートフォンの決済アプリを利用するケースが多くなっていますが、この決済データも対象となります。
その他にも、特定取引のEDIシステムを利用した場合や、インターネットfaxでの取引も既に述べた通りです。なお、DVDなどの記録ツールから受領した書類も対象となりますので、会社の会計処理の際は十分に注意してください。
これらの項目はインターネットfaxを介して受理しても、その他の通信媒体からデジタル送信された場合でも、一様に改正電子帳簿保存法の適用対象となります。このように処理の仕方を変更したことで、今後のオフィス作業に多少の手間になるかもしれませんが、紙ベースでの保存よりはファイル化して保存する方がずっと効率的であるのは周知のことです。電子化した情報は、その都度インデックス化して簡単に書類管理が出来るのですから、実に合理的な法改正と言えるでしょう。
詳細や最新の情報は、電子帳簿保存法に関するホームページを確認してみてください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
