日立（HITACHI）のインターネットFAXについて徹底解説
日立はさまざまな機能を持つインターネットFAXサービスを提供していて、企業における業務を効率化するための環境提供に貢献しています。それぞれの企業のニーズに合わせたサービスがあり、大企業から中小企業まで、利便性の高い通信環境を整えることができるでしょう。具体的にどんな機能が提供されているのかを調査してみました。
日立のインターネットFAXで受注支援システムを構築できる
日立のインターネットFAXを導入することで、FAXによる受注支援システムを構築できます。単にFAXの送受信をインターネット回線で行い、通信コストを下げるというだけでなく、新たな受注ルートを作ることができるのです。
具体的には、日立が提供しているインターネットFAX機と専用ソフトの導入により、お客様から送られてきたFAX注文票を自動的に受け付けて、処理ができます。この自動システムは非常に便利で、注文受付をFAXで受け取ったら処理を完了させ、受付済の証を入れた注文書を自動返信できます。また、仕入先調達処理も併せて行うことができますので、受注から仕入れ、受注確認、納期通達などの手間を一気に省けるわけです。
送受信のデータをPDFなどの形式に変換して、専用のソフトで管理することもできます。そのため、上記の受注支援システムの他に、受信したFAXをそれぞれの担当者がメールで受け取り、閲覧できるなどの機能も使えます。顧客からの受注受付と共に、同じ顧客から連絡事項として届いたFAXをリアルタイムで確認して、すぐに返信するといった使い方ができて便利です。
FAX機器なしでも利用できるサービスも提供
日立では、電話回線やFAX送受信機がない環境でも導入できるインターネットFAXサービスを展開しています。これは、パソコンやスマホなどを通して、インターネット回線から直接イメージファイルを送受信することによって、FAXを使うというやり方です。ユーザーとしては、パソコンの中にある文書や画像をそのまま送信できますので、一度印刷してから送る必要がありません。また、相手からFAXで送られてきた文書も、自動的にPDF形式に変換されて送られてきますので、そのままパソコンなどで閲覧できるわけです。
さらに、この形式で送受信されるファイルを電子データで保管し、処理することによって、注文書や発注書などを自動配信できるようにもなっています。注文内容などを専用ソフトで入力すれば自動的に注文書なども作成できます。そして、そのままFAX文書として生成されて、相手方に送信されます。
一連の流れはすべて自動化されていますので、必要事項を入力するだけで、送信までをスピーディーに行えるのがメリットです。このシステムもまた、FAX送受信機がないオフィスであっても導入できるようになっています。まだシステム環境が構築されていない新しい社内拠点や小さなオフィスなどでも、無駄なくサービスを利用できるのが強みでしょう。
ビジネスシーンで役立つ日立のインターネットFAX
インターネットFAXはビジネスシーンで活用される割合が高く、特に日立のサービスはビジネスユースを強く意識したサービスとなっています。受注支援システムや注文書自動配信システムなどは、業務の大幅な改善につながる助けとなるでしょう。しかも、複合機などを入れていないオフィスでも導入できるのが特筆すべき点です。こうしたメリットを確認し、自社でも利用できないかを検討してみましょう。
HITACHIのインターネットFAX紹介ページはこちら
