インターネットFAXを導入した方がよい業種は？導入事例を交えて解説
インターネットFAXはビジネスシーンでメリットの多いサービスですが、特にその利点が大きくなる業種がいくつかあります。もしその業種に該当するのであれば、積極的に導入を検討してみると良いでしょう。同時に、導入事例を確認して、どんな使い方をしているのか、どのような具体的なメリットがあるのかをチェックします。
インターネットFAXのメリットが大きい業種
インターネットFAXの恩恵によりあずかる業種としては、まず営業があります。顧客への商品資料や見積書の送付でファックスを使うことが多いですし、注文書などを受けることも多いです。単純にファックスの利用量が多いため、インターネットFAXを導入することで通信費のコストダウンを図れるのです。また、営業マンは外出することが多いので、スマホやタブレットで簡単に受信した原稿を閲覧したり、クラウド上にある資料をアプリから送ったり、インターネットFAXならではの機能のメリットを活用しやすい環境です。
もう一つの業種としては、士業を挙げることができます。行政書士や司法書士、税理士といった業種です。士業は書類のやり取りが多く、確認のためにすぐに送受信ができるFAXを使うことも多いです。業務内容によっては、行政機関と連絡を取る機会もあります。役所はファックスでのやり取りをする傾向が民間企業よりも高いので、士業の事務所はファックスを使う機会が必然的に増えてくるのです。こうしたことから、パソコンで作った書類をいちいち印刷することなく、直接送信できるインターネットFAXは、作業の手間を省き、ペーパーレスによる省エネもできます。
在宅ワークをしているフリーランスも、インターネットFAXのメリットを活用しやすいです。というのも、多くのフリーランスはそれほど多くのファックスを送受信する機会がありませんので、わざわざファックス回線を契約したり、専用機器を購入したりするのは効率が悪いからです。インターネットFAXであれば、必要な時だけ利用して、料金も利用分だけという形になりますので、無駄なくサービス活用ができるのです。
インターネットFAXの導入事例
営業部署でインターネットFAXを導入した事例です。それぞれの社員が持つ業務用スマホに専用アプリをダウンロードし、インターネットFAXを導入しました。それにより、顧客から送信される注文書をすべての社員が同時に閲覧したり、保存されたクラウドですぐに確認したりできるようになりました。結果として、情報共有の漏れがなくなった上、ファックスの確認のためにオフィスに帰る必要もなくなり、時間短縮につながっています。
行政書士事務所における導入事例です。今までは従来のFAXを使っていたため、関係先に送った原稿をすべて印刷し、送信後はファイリングしていました。しかし、インターネットFAXを導入したことによって、パソコンのフォルダから直接書類の送信ができるようになりました。書類の保管スペースを大きく削減できたことや、リース複合機の使用料がぐっと下がったことなどが目に見えるメリットとなっています。
自社のメリットを分析して導入を検討しよう
インターネットFAXを利用するメリットは、それぞれの業種や会社によって違いがあります。そこで、インターネットFAX各社の機能や料金体系、サービス内容をチェックして、自社の業務にどのように役立つかを分析してみましょう。多くの場合、コストカットだけでなく、業務効率化にも役立つはずです。こうしたメリットを挙げて、前向きな導入検討をしたいものです。
