インターネットFAXを利用するときはVPNを使った方がよい？そもそもVPNとは？
インターネットを使った業務システムを利用することが増えています。とても便利なシステムである半面、不正アクセスによる改ざんや情報漏えいなどのリスクが高まります。そのため、セキュリティーには可能な限り気を付ける必要があります。そこで考えたいのが、インターネットFAXを導入するに当たって、VPNを使った方が良いのかという点です。そもそもVPNとは何か、そしてインターネットFAXとの関係性にもついても考えてみましょう。
VPNとは？その必要性は？
VPNとは仮想プライベートネットワークと呼ばれるもので、自社のオフィス間だけの専用線を仮想的に作る手法を指します。多くの企業では、社員が集まって作業をするオフィスは一つだけでなく、複数の拠点を持っています。その複数の拠点をつなぐ回線をVPNとすることで、その通信を暗号化できます。また、オフィスだけでなく、自宅でテレワークをする、モバイル端末で外出先でオフィスのシステムにログインするといったことも多くなっています。そうなると、この複数拠点の間の通信が、悪意のある第三者によって不正アクセスされてしまうリスクがあります。そこで、VPNによっていわば専用回線化することで、通信を暗号化できるのです。
こうしたセキュリティー対策は、サイバー攻撃のリスクが高い現代では必須とも言えます。特に、自社独自の業務システムを使っていたり、ファイルをクラウドなどで共有していたりする場合には、外部からの不正アクセスが起こると大きな被害を受けてしまいます。そこで、通信を暗号化する必要が出てくるのです。
インターネットFAXを利用する場合のVPN
インターネットFAXも、社内オフィスだけでなく、外部のアプリや自宅で働くテレワーカーがアクセスして同時利用するケースが多いです。こうした働き方をしている場合、そもそもオフィスのシステムに入るために、VPNを設定していることが多いものです。そうであれば、VPNにつないだままインターネットFAXを利用した方が設定が楽になりますし、セキュリティー面からも安心できます。
もちろん、インターネットFAXは通信を暗号化するなどして各社で万全の管理体制を整えています。そのため、VPNを使わずにスマホや自宅のパソコンからアクセスしても問題ありません。
しかし、インターネットFAXで受信した原稿を保存したり、送信するためのファイルを業務システムから検索したりするために、社内システムにアクセスする必要が出てくるケースが多いものです。そのため、安全に社内システムに入るためにはVPNが必須となり、そこから連携しているインターネットFAXを使うにもVPN接続をしたまま、というのが実際的な方法ともなります。必ずしもVPNを使わない環境でのインターネットFAX使用が危ないということはないものの、社内のオンライン環境全般のことを考えると、VPNでの利用をしている企業も多いということです。
セキュリティーについて考えてインターネットFAXを利用しよう
インターネットFAXは、不正アクセスなどの攻撃を受けないように、各社でしっかりとした保守システムを取っていますから、安心して重要な書類の送受信にも利用できます。しかし、インターネットFAXは業務システムやオフィスのクラウドシステムとつながっていることが多いものです。こうしたことから、VPNを入れて利用することを検討し、万全のセキュリティー体制を保つことが望ましいと言えます。
