インターネットFAXのセキュリティは安全？セキュリティ面はここをチェック
業務上の情報には、時に個人情報が含まれていたり、企業の技術情報があったりと、外部に漏れては大変なことになる可能性もあります。それだけに、外部との通信手段ではセキュリティ対策をしっかりと講じる必要があります。その点で、果たしてインターネットFAXは信頼の置ける通信手段なのでしょうか？このシステムではどんな対策が施されているのか、導入と利用に当たってユーザーとして何をすべきかを考えてみましょう。
インターネットFAXのセキュリティ対策
インターネットFAXでは、様々な面からセキュリティ対策がなされています。まず、通信しているデータを盗聴されないように、データはSSL化されています。これはサイトを閲覧したり、個人情報をウェブ上で入力したりする場合と同じシステムで、データを暗号化した状態でやり取りするものです。そのため、外部から読み取られる心配は非常に小さいと言えるでしょう。
FAXを受信する場合、個人もしくは部署のメールアドレスに送られる仕組みとなっているため、外部の人は見ることができません。紙に印刷する従来のFAXだと簡単に盗み見されるリスクがありますので、インターネットFAXの方が安全性が高いと言えるでしょう。
また、インターネットFAXを利用するための管理画面に入るためには、IDとパスワードの入力が求められますし、利用履歴がすべて記録されていきます。そのため、第三者が勝手にシステムに入って閲覧するのを防げます。
さらに、多くのサービスでは受信する際に、ファイルにパスワードを設定する機能を設けています。たとえファイルが流出しても、パスワードがないと見られないので、より秘匿性が高まります。
ミスによる情報漏えいを防ぐ機能もあります。FAXに関係するミスとして、多いのが誤送信です。電話番号を打ち間違えて、無関係の人に大事な情報を送ってしまうケースです。この点、インターネットFAXでは管理画面において、送信先を連絡帳のような形で登録して、そこから選んで送信をするため、番号の打ち間違いが生じづらいです。送信を実行する前に、もう一度送り先の情報と原稿をプレビューする機能もありますので、きちんとチェックできてミスも減るというわけです。
ユーザーとしてリスク回避のためにすべきこと
このように、システム自体でセキュリティ対策を施し、安全性を確保しているのですが、ユーザー側がずさんな管理や使い方をしていては意味がありません。そのため、きちんとしたルールを設けて、インターネットFAXを安全に使う意識を保つことが重要です。
たとえば、他の人と共有することがあるスマホやパソコンでは、インターネットFAXを使わないようにすることです。管理画面に入るのに必要なログイン情報を盗まれないようにするためです。また、多くの人が行き交う場所、たとえばカフェなどで、無防備にインターネットFAXを利用しないことも大事です。原稿そのものを盗み見されることもありますし、パスワードなどを盗まれてしまうこともあるからです。
安全性も考慮して会社選びをしよう
インターネットFAXはとても便利なサービスですが、セキュリティ面でもメリットが高いです。システムとして不正アクセスなどを防ぐ取り組みがなされていますし、ミスによる情報漏えいを防ぐ機能もあります。各社によってこうした取り組みは多少異なりますので、セキュリティ面での対策がしっかりとなされているかをチェックして、安心できるサービスを選ぶようにしましょう。
