FAXのランニングコストはどれくらい？大体の費用と内訳を解説
日々の業務で頻繁にFAXを利用していると、ランニングコストが気になる方も多いのではないでしょうか。また、FAXを新規で導入する場合でも、やはりコストが重要なポイントになるはずです。現在では、複合機を自社で購入してNTTひかり電話などの通信契約を結ぶケースと、リース会社の複合機を利用するケースが主流です。特に、リースして印刷枚数に応じて料金を支払うカウンター契約というものが人気を集めています。
この記事では、FAXのランニングコストがいくらぐらいかかるのか、具体的な事例を交えながら解説していきます。
FAXにかかる基本料金
業務用として企業がFAXを導入する場合、機器本体などの初期費用より大きな金額になるのがランニングコストです。印刷一枚あたりの費用は微々たるものでも、長い目で見ると意外と費用が膨らむと実感するかと思います。NTT東日本・西日本が提供する「アナログ回線」は、2024年1月に廃止される予定ですから、今後はNTTひかり電話などを新規契約することになるでしょう。その場合、FAX通信にかかる基本料金は、月々550円+フレッツ光月額使用料です。通信料は8.8円/3分ですが、FAX送信は通常3分以内に終わりますので8.8円と考えてください。
最もコストがかかるのはインクやトナー代です。使った分だけ費用が増えるので、ランニングコストを大きく左右する部分となります。白黒モノクロとカラー印刷で費用が変わりますが、おおよその目安として、1枚あたり10円と考えてください。もしモノクロ印刷ばかりならこれより費用は下がりますし、カラーが多いと上がります。
忘れがちな用紙の費用については、普通紙FAXに対応しているコピー用紙だと、1枚あたり0.8～1円といったところです。言うまでもなく、印刷枚数が減少すればコストもその分削減できます。
リース契約のカウンター料金とは？
昨今は、自社で機器を購入せず、リース会社と契約して機器を使用するケースが増えています。その理由として、「カウンター料金」という仕組みが挙げられます。「カウンター料金」とは、月ごとに印刷した枚数を数えて、枚数に応じて料金を支払うものです。リースで導入すると、同時に「保守契約」を結ぶことになるのですが、
①カウンター保守方式
②キット保守方式
③年間保守方式
④スポット保守方式
という4つの主な契約体系のうち、今回は①カウンター保守契約と②キット保守契約について説明します。
①カウンター保守契約
カウンター保守契約は、リース契約の中で最も主流となる体系です。機器本体の月間リース料に加えて、印刷枚数によって月々の料金を支払います。契約時に、モノクロ印刷とカラー印刷それぞれ1枚あたりの料金（＝カウンター料金）を設定します。具体的な金額はモノクロが1.2～3円、カラーが12～20円前後が相場といったところです。
カウンター料金は、1分あたりの印刷枚数が多い機器ほど、1枚あたりの金額が安くなる場合が一般的です。ただし、印刷速度が速い高性能な機器の方が、月額リース料金も高くなります。15枚/分の機器だと月額リース料金は6,000円程度ですが、50枚/分の機器だと大体20,000円を超えてきます。
しかしながら、消耗品代（トナーなど）やメンテナンス費用がリース料金に含まれているため、トナー切れや故障の時すぐにリース会社が対応してくれます。余計な手間がかからず、コスト体系も事前に設定できるので、多くの企業が導入しているのです。
②キット保守契約
キット保守契約とカウンター保守契約の異なる点は、コピーキットと呼ばれるトナーなどを自分で購入しなければいけないことです。基本的な月額リース料金と別に、コピーキット料金を支払う度にメンテナンスを行ってくれる仕組みとなっています。トナーを補充する発注を行うごとに契約が更新され、印刷枚数の少ない企業だとカウンター保守契約より費用が減ることもあります。とはいえ、FAXを導入する以上、通常はある程度頻繁に印刷するケースがほとんどです。よってカウンター保守契約の方が主流といえます。
主な契約体系を説明したところで、一例を挙げてみましょう。カウンター保守契約を結んだケースです。月額リース料金が22,000円、カウンター料金がモノクロ1枚1.2円、カラー1枚12円で設定、1ヵ月あたりモノクロ10,000枚、カラー10,000枚印刷した時のランニングコストを計算します。
22,000＋（1.2×10,000＋12×10,000）＝ランニングコストは月154,000円になります。
ランニングコストを抑える方法
自社でFAX対応機器を購入するにしろ、リース会社と契約するにしろ、ランニングコストはなるべく安く抑えたいですよね。ではそのためにどうすればいいのでしょうか。覚えておくべきポイントを紹介します。
●自社購入の場合
①インクやトナー代を抑える
②用紙代を抑える
●リース契約の場合
①自動印刷設定を解除する
②受信内容を確認してから印刷する
キヤノンやブラザー工業など大手メーカーの純正品は値段が高めですから、互換インクやリサイクルインクなどに切り替えるとインクやトナー代を削減できるはずです。また、モノクロ印刷を増やすことで、カラー印刷より単価が安くなります。
機器の初期設定では、受信したFAXを自動的に印刷する設定になっている場合が多いため、自動印刷しない設定に切り替えましょう。そのうえで、タッチパネルディスプレイにプレビューを表示させ、印刷する必要があるものだけ印刷すれば無駄なコストを削減できます。機器によって設定の仕方は異なるものの、とにかく余計な印刷を減らすことで、リース契約や自社購入問わずランニングコストを減らせます。
まとめ
FAXを利用する際には、どうしてもランニングコストがかかってしまいます。しかしながら、印刷頻度や枚数にあわせて最適な方法を選ぶことで、コストをある程度削減することはできます。
FAXは初期費用よりも、月々のランニングコストの方が高くなるものです。ビジネスを行うにあたり、誰しも余計なコストは無くしていきたいと考えると思います。複合機の値段および性能や設定、リース会社が提示する料金体系など、自社にとって何がベストなのか、事前に使用度合いをシミュレーションして選択するとよいでしょう。
