FAXで使用する挨拶文はこれを抑えておけば間違いなし！
挨拶文にはテンプレートを利用するのが定番
ビジネスでFAXを使用する場合、送信状や送り状を添付するのがマナーです。受け取る相手にとっては、送り状が添付されていることによって、誰からどのような要件で送られて来たものなのかが分かるため、送り状ナシのFAXは失礼にあたります。
この送り状は、相手に失礼とならないようにビジネス文書のマナーに従って書かなければいけません。宛先や送信者、そして送信した日付などを最初に記入したら、本文は挨拶文からスタートします。挨拶文が苦手だという人や、どんな挨拶文が適切なのか分からないという人は多いのですが、いくつかの定型文を覚えておけば失敗することがありません。
FAXでの挨拶文には、いくつかのパターンがあります。最も簡略的で失敗しない挨拶文としては、「いつもお世話になっております」という言葉からスタートするものではないでしょうか。もう少し丁寧な雰囲気を持たせたい場合には、書き出しを「拝啓」とする方法もあります。拝啓から始まる挨拶文の中には、季節の挨拶文から始めるというスタイルもありますが、このタイプは簡単そうで意外と難しいため、苦手とする人は少なくありません。もしも苦手な場合には、季節に関係なく年間を通して使用できる「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」を抑えておくと安心です。
丁寧な印象を与える挨拶文では、テンプレート的な文章を覚えておくのがおすすめです。例えば上記の例なら、「お慶び申し上げます」の後に「平素は格別のご愛願を承り厚く御礼申し上げます。」と合わせて一つのフレーズとして使えば、相手に対して失礼にあたることがなく、とても丁寧な書き出しの挨拶文となるでしょう。
季節の言葉を盛り込むとより丁寧な雰囲気に
FAXの挨拶文で「拝啓」から始める場合には、季節の言葉を盛り込むという方法もあります。ただし簡単そうで意外と難しいため、いくつかのテンプレートを準備しておき、季節や時期で使い分けるのがおすすめです。
例えば1月なら、新春とか初雪、迎春など、春の到来とか新しいという印象を与える季語を使うと良いでしょう。「新春の候」「希望にあふれる新しい年をお迎えのことと存じます」などがあげられます。
この季語は、月や暦によって変化します。2月なら「残寒の候」や「春色日ごとに加わる昨今となりました」「柳の緑が目立つようになりました」など、春の訪れや冬の終わりを感じさせるような季語が人気です。
ただし、こうした季語は、同じ月でもFAXを送る送信日の日付によっても適した期間があり、注意しなければいけません。例えば8月の挨拶文には「残暑の候」がありますが、残暑とは一般的にはお盆と呼ばれる8月15日を過ぎたあたりの時期を指します。8月の初旬に送信するFAXなら、「暑さ厳しい折から」や「酷暑の候」などの方がふさわしいでしょう。
押さえておきたい挨拶文のテンプレートや定型文を準備する際には、季節に関係なく使えるものに加えて、季語を変えて使いまわせるものも併せて準備しておくのがおすすめです。
FAXを頻繁に贈る相手へは挨拶文をアレンジ
FAXで使える季語を含む挨拶文は、たくさんあります。複数を暗記してFAXの度にアレンジするという方法も良いですし、同じ定型文を使っても失礼には当たりません。ただし、毎回同じ定型文をヘビーユースしていると、受け取る相手にとってはテンプレートを使っているのだなと分かってしまう可能性があります。そのため、頻繁にFAXを送る相手に対しては、いくつかの挨拶文をアレンジしながら使うのが、相手に対して丁寧な気持ちを表すことにもつながります。
