インターネットFAXってそもそも何？インターネットFAXの基本の「き」｜インターネットFaxコラム001
インターネットFAXとは？場所を選ばず使える新しいFAXの形
近年、FAXといえば従来の複合機ではなく、インターネット上で送受信を行う**「インターネットFAX」**の利用が主流になりつつあります。
これまでのFAXは、オフィスに設置したFAX複合機を使い、その場で送受信作業を行う必要がありました。しかし、インターネットFAXの登場により、パソコンやスマートフォンがあれば、場所を問わずFAXの送受信が可能になっています。
本コラムでは、インターネットFAXの基本的な仕組みや、従来のFAXとの違いについてご紹介します。
インターネットFAXと従来のFAX複合機の違い
両者の最大の違いは、物理的なFAX機器が必要かどうかという点です。
従来のFAX複合機は、電話回線を使い、実際の機器を通してFAXデータを送受信する仕組みでした。一方、インターネットFAXは、インターネット回線を利用してFAXデータのやり取りを行うため、FAX機そのものが不要です。
その結果、オフィスに縛られることなく、外出先や自宅からでもFAXの送受信や内容確認ができるようになり、業務の柔軟性が大きく向上します。
紙も移動も不要。無駄を省いて業務効率アップ
インターネットFAXの大きなメリットの一つが、紙を使わないことによるコスト削減です。
印刷用紙やトナー代が不要になるだけでなく、不要なFAXDMが自動的に印刷されてしまう煩わしさもありません。仮にFAXDMを受信しても、データを削除するだけで対応できます。
また、FAX複合機まで書類を取りに行き、再びデスクに戻るといった日々の小さな移動も、積み重なると大きな時間ロスになります。インターネットFAXであれば、すべての作業をデスク上で完結できるため、業務効率の向上にもつながります。
このように、コスト面・時間面の両方で無駄を削減できる点は、インターネットFAXの大きな魅力と言えるでしょう。
利用にはインターネット環境が必須
一方で、インターネットFAXには注意点もあります。
その名の通り、インターネット環境がなければ利用できない点です。インターネット接続が不安定な場所や、通信障害が発生している場合にはFAXの送受信ができません。
もっとも、近年はオフィスや外出先でもインターネット環境が整っているケースがほとんどのため、大きな問題になる場面は少ないでしょう。ただし、万が一の状況を想定して把握しておくことは大切です。
FAX番号は「市外局番」か「050番号」の2種類
インターネットFAXでは、利用できるFAX番号の種類がサービスによって異なります。主に、
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03や06などの市外局番が使えるタイプ
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050から始まるIP電話番号タイプ
の2種類に分かれます。
050番号でも実用上の問題はほとんどありませんが、取引先や業種によっては市外局番の番号を求められるケースもあります。導入前に、どの番号が利用できるのかを確認しておくことが重要です。
自社のニーズに合わせて最適なサービス選びを
インターネットFAXサービスは、提供会社ごとに料金体系や機能、利用可能な番号などが異なります。そのため、「コストを重視したい」「市外局番を使いたい」「複数人で管理したい」など、自社の利用目的を整理した上でサービスを選ぶことが大切です。
自社の業務に合ったインターネットFAXを導入することで、FAX業務の効率化とコスト削減を同時に実現できるでしょう。
