FAXの間違い電話が鬱陶しい！止める方法や対策方法はあるの？
FAXの間違い電話対策方法はたくさんある！
電話に出たらピーっというFAX音しか聞こえないという間違い電話は、本当にうっとうしいものです。しかし相手がFAXでは、電話番号が違うことを伝えられませんし、場合によっては相手のFAX機能が送信に失敗したと認識して再送することもあります。そうすると、場合によっては1日に何回も間違い電話のFAX音によって悩まされることになりかねません。またFAX番号に送られてくるFAXも、全く関係がない間違い電話的なものが送信されてくるケースもあります。この場合、会社のFAX用紙を使って受信するため、経費の無駄遣いとなってしまうでしょう。こうしたFAXの間違い電話の対策法は、いくつかあります。
1つ目におすすめの方法は、FAX機器に搭載されている迷惑FAX防止機能を使うというものです。これは、FAXに知らない相手から送信されることをブロックするという機能です。すべてのFAX機器に搭載されているというわけではないものの、ついていれば事前に登録されていない相手からのFAXを拒否できるため、間違いFAXを受信してしまう事態を防げます。ただし、事前に登録されていない相手からのFAXはすべて拒否するため、新規顧客などからのFAXも受信できないというリスクがあります。またこの方法では、電話番号にかかってくる間違いFAXをとめることはできません。
2つ目におすすの方法は、136−1に電話をして直前にかかってきた電話番号を教えてもらうという方法です。これは電話番号にFAXが送信されてくる際に有効な対策方法で、NTTから提供されているサービスです。FAX番号からかかってきた電話でも、その番号を教えてもらうことができるため、こちらからFAXを使って相手側へ間違い電話である旨を伝えられるでしょう。
間違いFAXを指摘するのが親切
間違いFAXの多くは、いたずらや故意に送信しているわけではありません。多くの場合、うっかりな失敗というケースが多いものです。特に職場に内線と外線とがあり、FAXでも外線へ送信する際には相手のFAX番号の最初に0を押して外線へ接続しなければいけない場合には、うっかり誤送信してしまうことが多いのです。
具体的な例をご紹介しましょう。例えば、03−1234−1234という電話番号の取引先へFAXを送信したい人がいたとしましょう。その会社には内線と外線とがあり、取引先となる外線へFAXを送信する際には、最初に0を付けて、0−03−1234−1234とダイヤルしなければいけません。
しかしFAXを使い慣れていない人だと、この最初の0をつけ忘れてしまうことが少なくありません。そのまま03−1234−1234とダイヤルして送信してしまうと、FAXは最初の0が押された時点で外線だと認識し、そのあとの番号、つまり3123−412３へ送信されてしまいます。しかし送信した側はまさか誤送信とは思わないため、適切な場所へFAXが送信され、取引先はきちんと受信できているだろうと考えるでしょう。
間違いFAXを指摘する重要性は、ここにあります。FAXの誤送信によって、送った側は送ったと主張するでしょうけれど、相手は受信していないわけですから、ここでコミュニケーションのギャップが発生してしまいます。また場合によっては、FAXの内容に企業秘密が含まれていたりする可能性も考えられます。実際、大切な機密情報が流出してしまうパターンには、こうしたうっかりFAXの誤送信による流出も意外と多くあるのです。
適切な対処で間違いFAXは減らすことができる
間違いFAXは、日常的に適切な対処をすることによって減らすことができます。他業者からの間違いFAXを指摘することによって、企業としての信頼性アップにもつながるといったメリットも期待できるのではないでしょうか。
