FAXを誤送信してしまった！お詫びの方法など、対応方法について解説
faxを誤送信したら最初にすることは謝罪
取引先など社外へ書類を送る際に、faxという手段を採用する企業は少なくありません。リアルタイムに書類のやり取りができるとても便利な方法ですが、うっかり送信する相手を間違えて誤送信してしまうと情報漏洩のリスクがあったり、必要な対応が遅れてしまうなど、さまざまなトラブルの原因となりかねません。
もしもうっかり誤送信してしまった場合には、どのように対応したら良いのでしょうか？
送信した直後に本人が気づいたとしても、送ってしまったものを取り消すことはできません。そのため、気づいたら素早く誤送信してしまった相手へ謝罪の電話を入れましょう。その際には誤送信の非礼を詫びるだけでなく、書類の破棄もお願いする必要があります。同時に、FAXを送るはずだった相手へも連絡を入れる必要があります。その際は成り行きを説明して謝罪し、もう一度送信するべきFAX番号を確認したうえで再送信しましょう。すでに誤送信をしているため、再送信の際には直後に相手へ連絡を入れて、再送信した旨を告げて確認してもらうとベターです。
関係者へ連絡を入れた後には、なぜ誤送信が起こったのか、その原因を究明することが大切です。例えばFAXに登録している連絡先が間違っている場合には、連絡先を訂正する必要があるでしょう。また送信の際に相手のFAX番号が分かっている場合には、事前に登録されている番号は使わずに、番号を入力したうえで送信するという方法もおすすめです。誤送信の頻度が増えると、会社の信用にとってマイナスの影響が出てしまいます。セキュリティ不足というレッテルを貼られてしまうと、そのダメージは中長期にわたって会社の事業や業績にも大きな影を落とすかもしれません。そうならないように、たかがfaxの誤送信だと思わず、同じミスを繰り返さないように細心の注意を払う必要があります。
fax誤送信は、送信した側が気づかないケースもあります。多くの場合、受け取った企業から誤送信の連絡が入り、そこで気づくパターンは少なくありません。その場合には、連絡を受け取った際に丁寧に謝罪をする必要があります。
fax誤送信は予防できる！
fax誤送信は、気を付けていれば予防することは可能です。うっかり誤送信した後に相手へお詫びの連絡を入れるよりも、誤送信しないように予防策を徹底することから始めたいものです。
1つ目にできる予防策は、FAX送信の際のチェック体制を整備するというものです。送信前に相手にFAX番号を確認するとか、うっかり異なる番号を入力していないかをチェックしてから送信するなど、細かい点に気を付けるだけでも、誤送信を予防できる確率は高まります。また部署によっては、fax送信の際に上司から許可をもらうなど何重にもチェックする体制を作るのもアリです。どの書類をどの番号へ送信するのかを複数人が確認することによって、うっかりのミスを未然に防げるでしょう。
2つ目にできる予防策は、インターネットFAXサービスを利用するという点です。従来のFAX機と大きく異なる点は、パソコンやスマホから直接書類をFAXできるため、番号の入力間違いが起こりづらいという点、そしてどの番号に送信したかを把握しやすいという点が挙げられます。
3つ目にできる予防策は、FAXの代わりにメールに書類を添付するなど、別の方法を活用するという方法が挙げられます。メールに添付なら、入力ミスが起こりやすいFAXではなくメールアドレスへ送信するため、誤送信のリスクを最小限に抑えられるでしょう。
たかが誤送信と思わず、起きないための予防索と、起きてしまった後の事後策をそれぞれ用意しておくと安心です。
