FAXを送る時に押さえておきたいマナーについて徹底解説
fax送信には基本的なビジネスマナーが必要
FAXを送信する際には、いくつかのビジネスマナーを心得ておきたいものです。
まず1つ目に抑えておきたいマナーは、送信状（送付案内状）を添付するということです。これは誰に対してどんな要件でFAXを送ったのかを書いたもので、受信する側が企業の場合には、担当者の元へ速やかに受信した書類が届きやすくなります。この送信状は、FAXに記載する要件が短ければ送信状に要件を記入してトータル1枚での送信もアリです。しかし、複数枚のFAXを送る場合には、必ず別途で送信状が最初の1枚になるように添付し、誰に向けてのFAXなのか、送信日や送信枚数などの情報を記入しましょう。その際には、送信枚数に誤りがないことを確認することも必要です。枚数が多い場合には、それぞれのページに1/5、2/5のような番号をふり、順番がバラバラにならないように配慮することもおすすめです。
またこの案内状は、テンプレート化していても問題ありません。もしも頻繁にFAXを送信するなら案内状を事前に作成しておき、送信の際に必要な事項を記入してプリントアウトしたうえで、書類と一緒に送信するのがおすすめです。案内状のテンプレートを使う場合には、相手に気持ちが伝わるように最後に「よろしくお願いいたします」や「ご注文ありがとうございました」的な一言を添えると、相手に好感を与えられます。こうしたちょっとしたコミュニケーションによって、ビジネスがスムーズにできますし、相手との人間関係を構築しやすくなるでしょう。
2つ目に押さえておきたいマナーは、受け取った側が読みやすい文字のサイズや内容であるかどうかを確認するという点です。FAX機器のタイプによっては、文字がつぶれて解読しづらいことがあります。しかも、受け取り側のFAX機がそのようなタイプかどうかは、送信側にとっては分かりません。そのため、もしかしたらそうかもしれないと配慮をした上で、文字のサイズは大きめにするのが親切な配慮と言えるでしょう。
3つ目のマナーは、FAXを送信したらすぐに担当者へ連絡をして、FAXを送信した旨を告げるという点です。これは相手とのコミュニケーションをスムーズにするだけでなく、万が一の誤送信の際には早急に気づけるというメリットもあります。相手へ連絡を入れるタイミングですが、送信した直後である必要はありません。もしかしたら相手のFAX機が混雑していて、受信に時間がかかっている可能性も考えられます。そのため、5分から10分程度待った上で連絡を入れるのが良いでしょう。
先方から受け取ったfaxへの返信には注意が必要
FAXを送信する中には、先方から最初に送られてきたFAX文書に対して必要な事項をこちらで記入し、そして返信するというやり取りもあります。その際には、FAXを送信する際に必要なマナーだけでなくビジネスマナーにも注意を払わなければいけません。
例えば、先方から送られてきたFAXの宛先には、おそらく「山田様」のように様がついていることが多いでしょう。この場合、その文書をそのまま返信するのはNGです。様の部分を二重線で消しましょう。
また、先方からの送信者名の部分に「様」を付けることも忘れずに行いたいものです。「田中商事、担当佐藤」と送信者名が記載されていたら、名前の後ろに様を付けて、佐藤様としましょう。
先方からのFAX文書へ返信する場合には、できるだけ時間を置かずに速やかに返信することがマナーです。すぐに返信できない場合には、電話やメールなどで返信はいつ頃になるかという旨を伝えることで、お互いが気持ちよくコミュニケーションをとれるよう心がけましょう。
