複合機をリースで導入する際の注意点や仕組みを解説
ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、業務を行うにあたって資料のコピーや印刷はどうしても必要となるシーンがあります。そのため、多くの企業がオフィスに複合機を置いています。複合機の導入に関しては、自前で購入することもできますが、リースという手段も一般的です。
そこで、複合機リースとはどんな仕組みになっているのか、どんなメリットや注意点があるのかをチェックしてみましょう。
複合機リースの仕組みとメリット
複合機リースと、自前で購入することの大きな違いは、まず費用発生の仕組みです。購入の場合は、当然最初に複合機本体を購入するわけですから、通常の本体代金がかかります。かなり初期費用はかかりますが、後は支払いが発生しないため、少なくても本体についてのランニングコストはかかりません。リースは言わば本体を借りている状態ですので、手数料はかかるとしても初期費用はかなり低く抑えられます。その分、毎月リース代として一定額を支払うことになります。こうした違いがありますので、リース契約を結んだ場合は、契約期間が終了したら基本的には複合機を返却することになります。もし、そのまま同じものを使い続けたいということであれば、その時点の時価額での買取となることが一般的です。リース契約は一般的に5、6年の期間となりますが、サービスによっては1年とか2年といった短期間のものもあります。
次にメンテナンスについてですが、リースは契約によってメンテナンスや修理が契約の中に含まれていることが多いです。そのため、定期的にサービス会社から保守管理のためのスタッフが来て、点検や必要な消耗品交換をしたりします。また、故障が発生した場合も、借り手側の責任でなければ無償で修理をします。購入の場合は当然メンテナンスは自分たちでする必要がありますし、修理対応も各自となります。そのため、リースは故障のリスクを負わずに済む気軽なサービスという見方もできます。また、リース契約中に故障して複合機自体を交換しなくてはならなくなった場合も、利用者の負担なく交換してもらえるという点も安心して使えるポイントでしょう。
複合機リースの注意点
複合機リースの注意点としては、契約期間中の中途解約が難しいという点です。原則としては中途解約はできません。オフィス縮小などでどうしても解約したいと思ったら、リース残存期間の費用をまとめて払うことになることが多いです。そのため、簡単にはやめられないのです。
また、トータルで費用を計算すると、リースの方が高く付きます。初期費用は自前購入の方が高いのですが、長く使うことを考えると、毎月リース料金を支払う方が総額では高くなるのです。また購入するケースと比べると、機種の選択肢が狭いということもデメリットとして挙げられます。購入の場合は、安い機種を狙って型落ちや中古のものを選んで購入することでコストを下げることができます。しかし、リースは新品ばかりで中古を選ぶことはできません。選び方によっては中古の複合機を購入した方が、かなりお得になることもありますので、じっくりと費用を計算する必要があるのです。
様々な要素を考えて選ぶ必要がある
オフィスにとってニーズの高い複合機ですが、リースにするのか購入するのかというのは悩むところでしょう。リースの場合は初期費用を抑えられることや、故障リスクを下げられるというメリットがあります。一方で、長期的なコストでは購入の方が有利となります。自社における複合機の使い方や予算など、様々な面を考慮してどちらの方が有利なのかを検討して決定しましょう。
