電子契約とはそもそもどんなサービス？メリット、デメリットなどを中心に徹底解説
企業活動においてペーパーレス化が進むと共に、クラウドサービス導入を始めとするIT技術の導入が急速に推し進められています。その一環として、電子契約という形での商取引の契約が普及しつつあります。具体的に電子契約とはどんなものなのか、利用するメリットとデメリットとしてはどんなものがあるかを考えてみましょう。
電子契約とは？書面契約との違い
電子契約とは、従来の契約で交わしてきた紙の契約書を用いずに、電子データで交わすことを指します。そのファイル形式はPDFデータが一般的です。書類の内容は従来の紙面と同じく、取引に関係する条項が記載されます。
そして、紙の契約書の場合は署名・捺印をすることによってその契約書が正しく、本人によってなされたという証明となります。しかし、電子書類では実際に押印はできません。そのため、電子サインや電子署名と呼ばれる機能が用いられます。
とはいえ、誰でもこの電子サインを使うことができれば、契約書の偽造が生じてしまいます。そこで、電子契約サービスでは、本人しか電子サインを使えないように公開暗号鍵、ハッシュ関数、公開鍵基盤と呼ばれるIT技術を利用することがありますが、契約書にも認印で良いものと、実印を使うものとがあるのと同じように、より簡易な形での電子署名が使われることもあります。
また契約書は作成後、改ざんされてしまう恐れがあります。こうしたことが起きないよう、紙の契約書では割り印などを使います。電子契約においては、タイムスタンプを利用することが多いです。これは、該当するデータがいつ作成されたかという時間情報を添付することで、改ざんがなされていないことを証明するものです。サービス提供元で管理され、契約書を発行する時にタイムスタンプも発行されます。
もう一つの違いとしては、書面での契約では契約内容によっては印紙を貼る必要がありますが、電子契約では不要となることです。電子契約書は家財文書とみなされないため、印紙の貼付の必要性がないためです。
電子契約のメリットとデメリット
電子契約のメリットとしては、業務効率化につながる点が大きいです。紙で印刷する手間や、相手のところに物理的に持参し署名や捺印をしてもらう、郵送するなどの手間がなくなります。ファイルを作って、電子的に送信して電子署名をもらい、返送してもらえば良いだけだからです。郵送コストや印紙代を節約できるのもポイントです。
また、保管と管理が楽になるというメリットも見逃せません。書面の場合は、原本をファイルに保管しておくことになりスペースが必要です。後で見返す必要が出てきた時、どこにあるか分からなくなり探すのが大変ということもあります。電子契約であれば、ストレージやクラウドでの保管ができます。物理スペースはいりませんので、オフィスを有効活用できます。また、契約のタイトルや日時などで簡単に検索できるため、後に参照するのもスピーディーです。
デメリットとなる点は、すべての契約で電子契約ができるわけではないことです。企業担保権に関する契約や、特定商取引関連、定期借地権設定契約などは紙の契約書が必要です。また、相手の合意が得られるか分からないというのもデメリットです。相手が電子契約に対応していなければ、そもそも行えないので利用できないこともあるのです。
業務効率化のために電子契約を検討しよう
まだ普及が進み始めた段階で、利用に難色を示す企業もあります。しかし、従来のやり方に比べるとかなりの効率化を図れる手段となります。導入コストを含めた注意点をクリアして、利便性に優れた電子契約導入の検討を進めてみましょう。
