採用管理システムってどんなサービス？徹底解説
企業にとって採用活動は人材を揃え、企業力を高めるためにどうしても欠かせないものです。採用活動を行うには様々な作業が求められますし、情報管理も行わなければいけません。そのため、より効率的に業務を進められる方法を探っている企業も少なくありません。その一つの解決策が採用管理システムです。採用管理システムとはいったいどんなものなのか、導入するメリットやデメリットとしてはどんな点があるのかを押さえておきましょう。
採用管理システムとは？
採用管理システムは「ATS」とも呼ばれるシステムで、採用業務に関係したデータを一括管理するためのものです。また、必要な書類の作成や応募者とのコミュニケーション、面接官の判定のとりまとめ、求人情報の出稿など、幅広い機能を持たせたシステムもあります。上手にこのシステムを使うことによって、採用活動のすべてを一つのシステムの中で実行することができます。
具体的な利用例としては、求人情報と求人票の作成をして、複数の媒体に出す際にそれぞれを一元管理するといった使い方ができます。さらに、応募者から集まってくるエントリシートや履歴書などをまとめて、すぐに検索して取り出したり、それぞれの面接日程に合わせて参照できるようにすることが可能です。応募者一人ずつに対応して、各自の面接日程や面接・履歴書における判定、合否を含めた連絡チェックなども行えます。また、面接担当者との情報共有をクラウド上で行うことができ、評価情報をすぐに共有したり、合否の判断を確認したりするのも簡単です。内定通知などもこのシステムから行って、応募者とのコミュニケーションを取るツールとしても使えます。
採用管理システムを導入するメリットとデメリット
採用管理システムを導入するメリットとしては、やはり情報の一元管理ができるという点があります。自社で作る求人情報と応募者から上がってくる履歴書、面接担当者が出す面接における判定、最終的な合否など、異なるところから出るデータをすべてクラウド上にまとめることができて、情報が分散することがありません。異なる担当者がいるとしても、情報の受け渡しをすることなく簡単に共有できて効率的です。また、書類の紛失や情報の漏えいといった問題も未然に防げます。
全体的な採用活動のスピードアップにもつながります。すぐに情報共有ができて判断材料が短期間で集まるので、合否判定もしやすいです。また、内定者への通知もシステムから行えるので、迅速に連絡ができます。複数の担当者で採用活動を行うにしても、一人でほとんどの作業をするにしても一つのシステムで動くので作業がスムーズに行くのです。
デメリットとしては、採用人数が少ない場合、もしくは年によってバラツキがある場合は、コスパが悪いという点を挙げることができます。当然、業務システムですのでそれなりのコストがかかります。しっかりと使い切らないと費用だけがかかるシステムとなってしまうのです。また、様々な機能が含まれているため、操作に慣れるのに多少の時間がかかるという点もあります。担当者には一定期間の研修が必要となるでしょう。
システム導入で業務効率を上げよう
採用管理システムは、採用活動に関するほとんどのプロセスを一つのシステムで一元管理、実行できるものです。かなりの業務効率となりますので、スピーディーな採用や人員コストの削減などに役立ちます。自社のニーズに合った使いやすいサービスを選んで業務改善に役立てましょう。
