ビジネスチャットツールのメリットとデメリットを解説
どんな企業であっても、社内でのコミュニケーションを活発にし、情報共有をしっかり行いアイディアを出しあえるようにするにはどうしたらよいかと言う点については課題になりがちです。その解決策として、気軽にメッセージを送り合えるビジネスチャットツールを使うケースが増えています。しかし、今まで利用したことがないツールを入れることに不安を感じるのも無理はありません。
そこで本記事では、ビジネスチャットツールを導入することで生まれるメリットと発生するデメリットについて考えてみましょう。バランスよく両者を検討することで導入の是非を見極めやすくなるはずです。
ビジネスチャットツールを導入するメリット
ビジネスチャットツールのメリットして大きいのは、情報共有がスムーズになることです。こうした手段がない場合、オフィスで対面して話をする、電話をかける、メールを送信する、メモを残すといった方法でコミュニケーションを取ります。しかし、どれも手間がかかり、面倒に思えることから連絡は最小限になりがちです。しかし、チャットであればスマホでも簡単に文章を送れるため、こまめに情報を共有できるようになります。
複数の人と会話ができるのもビジネスチャットツールのメリットです。チャット機能には、チームや会社単位でグループを作れる機能があり、一人がメッセージを送ると全員が読める仕組みとなっています。いちいち情報回覧をしなくても済みますので、楽に情報を周知してもらえるのです。また、誰かに伝えた、伝え忘れたといううっかりミスを減らすのにも役立ちます。既読機能を持つツールであれば、確実に相手がメッセージを見たという確認もできます。
顧客との連絡を密に取れるようになるのもメリットです。相手がチャットを使えるというのが前提ではありますが、小さなことでもチャットなら話し合えるので、情報の行き違いや伝え忘れといったミスを回避しやすくなります。また、人間関係を作りやすくなるのでより強化なリピーターを獲得するのにも貢献してくれます。
ビジネスチャットツールのデメリットと注意点
コミュニケーションが活発化するのはメリットですが、逆に余計な連絡が入ってしまうことがあるのはデメリットとなります。しなくても分かるような報告や、個々で判断すべき点まで上司や同僚に確認してくるといった事案が増える可能性があります。また、メッセージを受信するたびに通知が鳴りますので、それが邪魔になって作業がおろそかになるということも起こり得ます。既読・未読が分かるツールだと、送信したのに読んでくれないということが分かって、多少気まずい思いをしてしまい、人間関係に影響を及ぼすリスクもあると言えるでしょう。
もう一つ注意したいのが、情報漏えいのリスクです。気軽に情報をやり取りできる分、間違って外部の人に重要な情報やファイルを送信してしまうヒューマンエラーが起こるかもしれません。さらに、スマホを紛失したり盗まれたりすると、大事な情報がすべて流出してしまう危険もあります。こうしたことを防ぐためには、利用にあたって社員教育をする必要があります。導入にはその手間と時間がかかることも頭に入れておきたいところです。
メリットを生かせる導入と活用法を考えよう
ビジネスチャットツールは、企業内のコミュニケーションを促すために非常に有効なツールです。一方で、デメリットがあるのも事実です。そこで、社内での使い方をじっくり想定し、よりメリットを生かしてリスクを減らせるツール選定と、ルール作りをすることが重要です。こうした準備を丁寧に行えば、企業活動をより良いものにするために大きく貢献してくれるはずです。
