勤怠管理システムのメリットとデメリットについて徹底解説
勤怠管理を改善したいと考えている企業にとって、最新のクラウドタイプを始めとする勤怠管理システムを導入することは選択肢の一つとなります。しかし、果たして勤怠管理システムを入れることによって、従来のやり方と比べてメリットがあるのでしょうか。さらに、勤怠管理システムを入れることによって生じるデメリットはないのでしょうか。メリットとデメリットを客観的に分析することによって、導入の検討材料とすることができます。本記事では、勤怠管理システムを導入するに当たってのメリット、デメリットを中心に解説していきます。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムのメリットは、正確な管理が可能になる点です。従来のタイムカードを使うなどの方法では、どうしても確認作業においてミスが生じやすくなります。また、勤怠情報から給与計算をする時にも、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。さらには、従業員の不正を見抜くのが難しいという問題もあるのです。その点、勤怠管理システムを使うことで自動で集計されミスが圧倒的に減ります。給与計算のシステムと連動させることで、自動的に計算がなされますのでミスが生じることはありません。不正についても、打刻した場所をGPSで確認する機能を持つサービスもあり、この点でも正確に勤怠管理ができるようになります。
そして、業務効率化を図れるというのも大きなメリットでしょう。従業員が行う打刻作業の負担は以前と変わらず、集計作業やシフト申請受付、有休確認、給与計算などを自動化することができます。いくつもの部署にまたがる作業をシステムに任せることができますので、その分人件費の削減や本来業務の集中化を実現できるわけです。
また、労働環境の改善にもつながります。勤怠管理システムの多くは、設定した残業時間を超えるとアラーム通知をしたり、有給休暇取得率が悪い場合に知らせてくれたりする機能を持っています。システムが通知をするため、社員も気軽に定時上がりや休日取得をしやすくなります。労務面でのコンプライアンス順守につながり、働き方改革を推し進めるのにも役立ちます。
勤怠管理システムを導入するデメリット
勤怠管理システムの多くは初期費用の他、月額費用がかかります。そのため、コストがかかるというデメリットが生じます。どのくらいの負担となるかは、今までのやり方でかかっていた経理や人事、労務部門の人件費をカットできる部分と比較してみる必要があります。人件費よりもシステム利用料の方が高いのであれば、経済的なデメリットが生まれてしまうことになります。
また、システムを導入してから使い方を周知するための研修や指導の手間がかかるのもデメリットです。打刻の仕方によっては従業員は専用アプリを入れなければなりませんし、少なくても新しいやり方を覚える必要があります。管理者は設定の仕方や集計作業のやり方、トラブル時の対応などを研修してもらうことになります。そのための時間をあらかじめ取り分けておく必要があるでしょう。
自社で特有の勤怠管理ルールがある場合、勤怠管理システムでは対応できないケースもあります。多くのシステムはある程度柔軟にいろいろな設定ができます。しかし、細かい調整や特殊な条件設定については対応できないこともあり、現場で使用することで混乱が生じてしまう恐れがあります。
自社のニーズを把握して検討しよう
勤怠管理システムの導入がメリットとなるかどうかは、自社のニーズと勤怠管理事情に大きく左右されます。そのため、まずは自社ではどんなルールを設けているのか、コストはどのくらいかかっているのかなどを把握し、その上でシステム導入によるメリットを検討してみましょう。
