経費精算システムのメリットとデメリットについて徹底解説
営業メインの事業をしている会社や社員の出張が多い企業など、経費請求が多いところだと経理部門がこなすべき業務は非常に多く煩雑になりがちです。こうした経費関連の業務を効率化するには、経費精算システムの導入が効果的です。そこで、従来の手作業での処理と比較して、経費精算システムにはどんなメリットがあるのか、逆にデメリットとしてはどんな点に注意しなければならないのかを考察してみましょう。
経費精算システム導入によって生まれるメリット
現場の社員の側からすると、経費申請の手間を省けるというメリットが生まれます。経費精算システムのほとんどで、領収書をOCR読み取りする機能を備えています。さらに、交通系ICカードやクレジットカードと連携して、自動的に支払った内容と金額を申請してくれる機能もあります。さらには、よく使うECサイトと連動させて、購入履歴を自動的に経費として申請することも可能です。手作業だと、経費請求の書類を作るのが面倒でそのままにしておき、期限ぎりぎりで経理に渡すというのがよくあります。しかし、経費精算システムを導入すれば、リアルタイムに近い形で申請できるのでとても楽なのです。
また、承認作業も楽になります。スマホやパソコンですぐに請求内容をチェックでき、問題がなければボタン一つで承認できます。違反や不明点がある場合なども、コメントを付けて差し戻せます。対面で行わない分、精神的な負担が少ないというメリットもあります。さらに、経理部門の業務効率化につながるのも大きなメリットです。勘定科目の自動仕分けや、会計ソフトにデータを自動的に送って処理をするなどの機能は大変便利です。
経費精算システムを入れることで、ペーパーレス化を効率よく進められます。今や電子帳簿保存法に基づき電子データで必要書類を保管するようになりますので、経費精算システムを導入することで紙ベースの経費請求や領収書保存などをしなくて済みます。
経費精算システムに伴うデメリット
経費精算システムを実際に使用し始めるにあたっては、初期設定がとても重要です。経費につき、どの使途や金額は誰が承認するのかを決める必要があります。また、勘定仕訳のルールや他のシステムとの連携作業なども事前に済ませておくことになります。こうした準備作業のためにかかる時間と労力は、普段の業務にプラスして負担となるわけです。
管理側にしても経費を請求する社員にしても、利用方法の指導をしなくてはなりません。ちょっとした使い方の違いで承認ができない経費となってしまうこともありますので、明確なマニュアルを作ったり研修体制を設けたりする必要が出てきます。特に今までのやり方に慣れ親しんでいる人は、新しいやり方になじむまでに時間がかかるものです。そもそもスマホなどを使ったIT化に付いていけない社員が多くいる企業も珍しくありません。普段の業務でも苦労しているのに、経費請求までデジタル化されるとさらに混乱してしまう可能性もあるでしょう。
当然のことですが、経費精算システムにはコストがかかります。上手に機能を使えずにいると業務効率も上がりませんので、コストばかりかかってしまい、あまり費用対効果が上がらないという問題にぶつかる恐れもあるのです。
自社に合ったシステムかを分析して導入するべき
経費精算システムは業務効率化に役立つ、メリットの大きなシステムです。しかし、経費関連業務の量が少ないなどの理由で、メリットよりもデメリットが大きくなる企業が出てくるのも事実です。自社の必要をしっかりと見極め、本当に必要なシステムかを考えて導入を検討していきましょう。
