使用しているFAXもDXを！オフィスのDX化の事例を解説
時代の波に付いていくため、そしてよりスマートな業務の進め方にするために、企業はDXに取り組む必要があります。DXは企業活動の様々な面で行っていくことになりますが、すぐに実践でき効果が高いのがFAXのデジタル化です。FAXをデジタル化することによって、どんな変化が生まれるのか、具体的にどんな方法で実践できるのかを事例を取り上げて考察していきます。自社でも取り組めるかどうかを考える上で参考になるはずです。
業務用FAXのDXによる変化
FAXを日常業務で使用しているのであれば、DXすることによって様々な変化を実感できるはずです。まず、分かりやすい点としては紙で印刷せずに済むようになるという違いがあります。FAX専用機にしても複合機にしても、今まではすべて紙に印刷していましたので、印刷されたものを手にしないと見ることができませんでした。しかし、デジタル化すると、それぞれのパソコンやスマホで閲覧できるようになります。送られてきた書類を回覧する必要がなくなりますし、紙を保管したり処分したりする手間も省けます。さらに、紙ベースだと紛失などのリスクがありますが、電子ファイルで保存されるので問題ありません。
もう一つ大きなメリットは、クラウドシステムとなりますのでファイルを共有したり、様々なデバイスからFAX機能を利用できる点です。従来のシステムだと、基本的にFAX機器が近くにないと送られてきた原稿を読むことも、こちらから送信することもできません。しかし、クラウドファックスにすることによって、スタッフがそれぞれ持っているパソコンで送れるようになります。スマホで接続できるようにすれば、外出先でさえも閲覧・送信が可能となります。こうすることでより業務が効率化されますし、お客様や取引先とのコミュニケーションを促進できます。
FAXのDX化と事例
ファックスをDX対応させる方法としては、まず既存のFAXについてリサーチをします。企業の場合はPBXを入れているケースが多いです。ここでは大手企業A社の実例を紹介します。
A社では、代表番号と部署ごとの内線を設ける必要性から専用のPBX装置をオフィス内に設置してPBXを入れていました。業務基幹システムを導入するに当たって、通信インフラも刷新するためにクラウドPBXを導入し、FAXもデジタル化する運びとなりました。
まず、自社で必要とする電話番号やファックス番号の再精査をすると共に、通信コストやFAXの送受信枚数をチェックしました。その情報を基に、複数のインターネットFAXサービス、クラウドPBX会社に見積もりと、サービスの提案を依頼しました。その後、予算や具体的な導入プランを検討し最終的に業者を選定します。クラウドシステムですので、ほぼ工事は不要で既存のインターネットシステムに、小さな終端装置を取り付け、そこからビジネスフォンや複合機に接続するだけで作業が終了します。パソコンやスマホに専用アプリを入れ、社員に操作法のレクチャーとコンプライアンス講義を行って導入が開始され、会社全体のDX化の第一歩を踏み出しました。
オフィスのDXでFAXを効率化しよう
DXにおける施策はいろいろありますが、FAXのクラウド化は比較的簡単にできます。そのため、DXによるメリットを考え積極的に導入できないか検討してみましょう。クラウド化の方法はシンプルで、工事などもほとんどありませんのでスピーディーにできるはずです。予算やプラン選びなどを進めて、オフィスのDXを加速させていきたいものです。
