FAXをパソコンのメールで受信したい場合はどうすれば良い？
インターネットFAXにすることによってファックスの使い方は大きく変わります。その一つは、ファックス専用機がなくても送られてきた原稿を読めるということです。パソコンのメールで受信できるようになるわけです。具体的にどのように受信、閲覧ができるのかを本記事ではチェックしてみましょう。
簡単な操作でfaxをメールで受信できるようになる
FAXをパソコンのメールで受信するためには、基本としてインターネットFAXに申し込む必要があります。いくつかのオンラインFAXサービスがありますので、自分に合ったサービスを選びましょう。サービスを利用するに当たっては、自前のFAX番号を取得する必要があります。市外局番から始まる番号を取得することもできますし、既存の番号を引き継ぐこともできます。インターネットFAXにしても、ファックス送信の仕方自体は一緒ですので、FAXを送信する人にFAX番号を知らせる必要があります。
そのようにして送られてきた原稿を受信するには、自社側で受信設定をすることになります。サービスによっては、いろいろな形で受信でき、例えばWEBブラウザ上で確認する形や、アプリで閲覧する形があります。また、FAXをメールで受信したい場合には、メール転送設定をする必要があります。設定方法はサービスによって異なりますが、管理画面から「受信したFAXをメールに送る」などのメニューを選ぶと簡単に設定できるのが一般的です。この設定にしておくと、FAXが送信されるとすぐに、指定したメールアドレスにFAXが届きます。原稿は基本的にPDF形式で届きますので、メール本文とは別に添付ファイルが追加されているはずです。そのため、メールを開いて添付ファイルをダウンロードすれば文書を読むことができます。PDFファイルですので、そのまま任意のフォルダなどに保存したり、エディターを使ってコメントを加えたりマークしたりすることもできるので、使い道が広がると言えるでしょう。
FAXをメールで受信するメリットとは？
この方法を取るメリットとしては、まず紙に印刷する必要がなくなりますので、ペーパーレス化を進められる点が大きいです。印刷コストを省けますし、紙の書類を保管するスペースを減らせるからです。もう一つは、作業効率が上がるということです。いちいち印刷された原稿を回覧したり保管したりする作業がいらなくなります。さらに、不要になったらシュレッダーにかけて処分するといった作業も不要です。パソコン上で読んで、いらない文書であればクリック一つで削除できるからです。
また、どこにいても受信したファックスを読めるというメリットもあります。今までのFAXだと、オフィスにいないと印刷された文書が手元にないので読めない状態でした。しかし、メールへの添付であれば、ネット環境とパソコンがあればどこででも読めます。テレワークをするのにも便利ですし、外出することが多い営業担当者なども閲覧しやすくなります。パソコンに限らずメール受信ができるスマホでも同じように読めますので、非常に手軽になります。すぐに情報を確認できて、お客様への対応もスピーディーになりますので、サービスの質の向上にもつながるでしょう。
便利なインターネットFAXを活用してみよう
インターネットFAXは、従来の方法とは違ってFAX専用機がなくても、パソコンのメールで受信できるようになります。業務効率化を図るのに適したツールですので、そのメリットを考えて導入を前向きに検討してみましょう。
