インターネットFAXで文字化け？原因や注意点を解説
エンコードの問題で文字化けすることがある
インターネットFAXを使っていて生じ得るトラブルの一つに、送信した文書がすべて文字化けしてしまい、全く読めないことがあります。こちらとしては普通にテキストを打って送信しているのですが、相手にはカタカナや英字、数字などがぐちゃぐちゃになった文章が届いてしまうという問題です。
こうした文字化けが生じるのにはいくつかの理由がありますが、一つは入力する際のエンコードの問題が考えられます。インターネットFAXの中には、メール本文やアプリのメッセージ送信欄などにテキストを打ち込み、それを送信すると自動的に相手に文書の形で送信してくれるサービスもあります。この場合、入力したテキストのエンコードが指定のものでないと、文書化がうまく行かずに文字化けしてしまうのです。
これが原因となっている場合、同じメールソフトを使っている限り、いつも文字化けすることが多いです。対策としては、インターネットFAX会社が指定しているエンコードを使うように、メールソフトなどの設定を変更して入力することです。もしくは、メールソフトがHTML形式で送信する設定になっているとこの問題が起こりやすいので、テキストのみの送信の形にすると直ることが多いです。
インターネットFAXで英字や外国語を送る場合は特に注意
メールのエンコードが間違っている以外の理由としては、文章に英字や他の文字が含まれていることが考えられます。英語が含まれる文章では、半角英数字と全角の差に注意が必要です。通常、英語文章はすべて半角文字で作成することになりますので、一部に全角文字が混じっていると、うまく認識できずに文字化けしてしまうのです。これは、日本語の文章の中で、社名や製品名などを英語表記する時も同じです。その部分だけうまく読み込めずにおかしな表記となったり、その後の文章がすべて文字化けしてしまったりします。こうした問題を防ぐためには、英字や数字を半角で入力することです。
また、英語以外の外国語を使う際にも注意が必要となります。普通のアルファベットの上に点が付いたり、キリル文字のように通常のアルファベットにない表記があったりすると、そこを認識できずに文字化けするのです。その部分だけおかしくなるのであればまだ良いのですが、場合によってはそこから後ろの文章がすべて文字化けすることも起こり得ます。
こうした問題を防ぐためには、一度すべての文章をWordなどで作成してから、PDFもしくはJPGなどのファイルに変換して、それをメール添付して送ることです。直接アプリやメール本文からの入力送信では文字化けが発生しやすいですが、画像データだと文字化けが起こらないので安心です。ここでの注意点は、添付する際のファイル形式です。どのサービスでもPDFは対応しているのですが、Word文書やGIF、PNG、JPGなどのファイル形式では対応できないところもあります。指定されていないファイル形式で添付、送信してしまうと、やはりエラーになったり、文字化けした文書が届いてしまったりすることがあります。一度、自分が使っているインターネットFAXの対応ファイルは何かをしっかりと確かめて、それに合った方法で送信しているかをチェックしてみましょう。
文字化けは対策をすれば直せる
普通のファックスにはないインターネットFAX特有の問題として、入力した文字によって文字化けして送信されてしまうことがあります。これはインターネットFAXの弱点というよりも、正しい方法で送信していないことが原因です。理由を確かめて、指定されているやり方で送れば問題ありませんので、一度原因をチェックしてみましょう。
