請求書発行システムとはどんなサービス？概要や仕組みを解説
請求書業務の効率を大幅にアップする請求書発行システムとは
請求書発行システムとは、請求書業務を大幅に効率アップするシステムです。作成、送付、入金管理など請求書に関する一連の業務を、すべて一つのシステム上で一元的に管理することを可能にします。
従来のやり方では、請求書を印刷してそれを郵送するなどの複数の工程がありました。それゆえ、請求書業務には時間も労力もかかりますし、工程が複雑化するほどミスが発生するリスクが高まります。また、5年間は請求書を保管しておく必要があるので、たとえエクセルで作成してもそれを紙にプリントアウトする場合、その保管にもコストや労力が発生してしまうのです。
こうした従来の請求書業務の弱点を克服したのが請求書発行システムです。また、請求書発行システムとは言いますが、発行できるのは請求書だけではありません。注文書や見積もり、納品書、領収書なども同様に作成から送付、管理までできるようになります。
請求書発行システムの機能と種類
請求書発行システムを使うと、請求書の作成が簡単です。金額、数量、取引の内容、取引先の情報などを入力すると、あとは自動的にテンプレートから請求書を作成してくれます。もちろん入力項目は任意に設定可能です。また、基幹システムや会計ソフトのCSVデータを使った一括作成もできます。そのため、これまで請求書の作成にかかっていた時間や労力が大幅に減少するのです。
請求書発行システムで作成した請求書は、同じシステムで送付までできます。メールの場合、取引先の情報として入力しておいたメールアドレス宛てに、指定した日時に自動的に送付することが可能です。メールで送信するとなるとセキュリティが心配ですが、パスワードを設定できるため不安はありません。
送付した請求書は、請求書発行システム内で保管できます。基本的にシステム内に自動で保管されるため、保管のための手間はかかりません。また、保管している請求書はアクセス権限がある人なら好きなときに確認できます。絞り込み検索も請求書の種類や進捗状況によって自由にできるため、請求書が膨大な量になっても安心です。
請求書発行システムによっては、ほかのシステムやソフトと連携できるものがあります。たとえば、自社で利用中の既存の管理システムや会計ソフトなどです。そのため、発行した請求書を自動で仕分けしたりなど、関連業務の効率も大きくアップすることが期待できるでしょう。
上記の機能を備えた請求書発行システムですが、請求書発行システムには大きく分けると以下の2つの種類があります。一つはクラウド型と呼ばれる種類です。その名のとおり、請求書発行システムサービス提供者のサーバーにアクセスして使用するタイプで、ネット環境があるところならオフィスの決まったパソコンだけでなく、出先でも自宅でも好きなデバイスで自由に利用できます。クラウド型の請求書発行システムは、料金がサブスクリプション方式です。そのため、導入コストが抑えられる代わりに、毎月、毎年、定額の料金を支払うことになります。
もう一つはオンプレミス型と呼ばれるタイプです。自社のパソコンやサーバーにシステムを導入します。そのため自社内でしか利用できませんが、自由にシステムを構築することが可能です。買い切りのものもあるので、初期コストこそかかるものの、一度購入すればそれ以上大きなコストはかかりません。
請求書関連業務を効率アップする請求書発行システム
請求書発行システムとは、請求書の発行、送付、管理、他システムとの連携など、請求書に関連する業務効率を大幅にアップしてくれるシステムです。基本的な機能は同じでも、クラウド型、オンプレミス型と種類があるので自社に適したものを選びましょう。
