請求書発行システムを利用するメリット、デメリットを徹底解説
手間と時間を削減できる請求書発行システムのメリットを解説
請求書発行システムを導入する最大のメリットは、これまでかかっていた請求書の作成にかかる時間を大幅に短縮できることです。請求書発行システムでは、システムに必要な情報を入力することで、自動で請求書を作成してくれます。請求書のテンプレートもあらかじめ用意されているので、導入して即実戦で生かせるシステムです。もちろん入力項目は任意に追加・編集できます。取引先ごとに請求書を用意することも容易です。
請求書発行システムにもよりますが、一度条件を設定すると次回の入力が自動化できたり、請求額が毎月同じ請求書なら、毎月自動で送付までできたりする機能もあります。請求書に関連する業務が大幅に効率アップすることは間違いないでしょう。
また、請求書を送付するためにかかっていた手間と時間も大幅に軽減できます。手作業で請求書を送付していた時代には、請求書を印刷し封筒を取引先ごとに用意し、宛先や封入間違いがないようにチェックしたりとさまざまな手間がかかっていました。請求書発行システムを導入することによって、それらの労力がゼロになるのです。これが紙の請求書の場合、印刷代や封筒代、郵送代などさまざまなコストがかかっていましたが、それも請求書発行システムの導入でなくなります。送信ボタン一つで、請求書添付のメールを取引先に自動で送信してくれるからです。
請求書発行システムを導入するとさまざまな人的ミスがなくなるでしょう。手作業で請求書を発行する場合、入力、封入、送付などの工程でミスが生じるリスクがあります。それを防ぐには二重のチェック体制を設けるなど、余計な業務が発生して手間と時間がかかるのは避けられません。請求書発行システムなら、自動送付機能があるためうっかりミスを防止できます。
請求書発行システムがあると部署間での情報共有が簡単になるでしょう。紙の場合、必要な枚数分コピーする必要がありますし、出先で急に確認が必要になったとき、わざわざ帰社しなければならないなどの面倒もありました。請求書発行システムなら、移動中でもいつでも請求書の確認が可能になります。このことはリモートワークの推進にも役立ちます。請求書などの書類を今後はすべてシステム上で管理できるようになるため、ネット環境のあるところなら請求書関連業務を行うのに場所を問いません。これからの時代にぴったりのシステムと言えるでしょう。
導入前のチェックが必須の請求書発行システムのデメリット
請求書発行システムを導入する最大のデメリットは、取引先の理解を得る必要があるということです。自社で導入したいといっても、請求書を受け取る相手が電子化に対応していなければ、結局、作成した請求書を紙にして送付することになるので、せっかくのメリットが十分に享受できなくなります。電子化に積極的な取引先なら問題ありませんが、事前のチェックは必須です。また、ネット環境に依存することも請求書発行システムのデメリットに数えられるでしょう。請求書発行システムでは、請求書のやり取りをネットを通じて行うため、自社のみならず相手にもネット環境があることが前提となります。
もう一つの請求書発行システムのデメリットは、データ消失のリスクです。基本的にどのシステムもセキュリティ対策が施されていますが、たとえばオンプレミスのシステムを導入した場合、パソコンのクラッシュで保存していたデータが消失してしまうリスクはなお残ります。
メリットもデメリットもある請求書発行システム
業務の手間と時間を削減できる請求書発行システムですが、ネット環境が必須なので取引先の理解が必要なことには注意が必要です。
