名刺管理システムのメリットとデメリットを徹底解説
名刺をデータ化して一元管理できるようになる名刺管理システムのメリット
名刺管理システムの最大のメリットは、名刺の情報をデータベース化して一元管理ができるようになることです。どんなに膨大な枚数の名刺であっても、簡単に検索できるようになるので必要な名刺をすぐに取り出せるようになります。紙の名刺のみで管理していたときは、目当ての名刺が見つからなくて探すのに時間がかかるということがよくありました。大量の名刺の中から特定の名刺を探し出すのは、見た目がほとんど同じ名刺が多いため相当な手間と時間の無駄になっていたはずです。加えて、紙の名刺は枚数が増えるほど管理が面倒になるので、名刺の管理がどうしてもおろそかになってしまいます。
その点、名刺管理システムを導入すれば、一度名刺の情報を取り込むだけで永遠にデータベースとして適切に保管されるようになります。どんなに昔にもらった名刺であっても、検索機能を使えば一瞬で見つかるはずです。
また、データベース化できることのメリットには、重複の心配がないことも数えられるでしょう。紙の名刺であれば一人の人から何枚も同じ名刺をもらってしまうこともあり得ることですが、名刺管理システムにデータとして登録すれば、重複があればすぐに判別してくれます。
名刺管理システムを導入するもう一つのメリットは、社内で常に最新の情報を共有できることです。一人の社員が新たに名刺を交換すると、それをシステムに登録すれば社内全体でアップデートされた情報が瞬時に共有されます。部署内で皆が営業活動を行った相手を把握できるため、「自分は知らないけれど同僚はすでに面識がある」といった人に対して無駄のない営業や提案が可能です。また、社内で情報が共有されるということは、担当者が異動や退職などで職場を去る際に、引き継ぎが楽になるというメリットにもなります。
加えて、いつでもどこでも名刺の情報を確認できることも、名刺管理システムのメリットとして挙げられます。これはクラウド型のシステムに限ったメリットですが、クラウド型のシステムの場合、データはすべてクラウド上で管理されているため、ネット環境がある場所ならいつでもどこでもお手持ちのスマホやタブレットで確認できるようになるのです。
コストや手間などに注意したい名刺管理システムのデメリット
ビジネス向けの名刺管理システムの場合、有料のものが多いです。個人で使用するものなら無料でも十分に使えるものがありますが、ビジネス向けに機能を強化したサービスを導入するには、初期費用だけでなく月々の利用料などコストがかかることは覚悟しておいた方がよいでしょう。ビジネスでも無料の個人向けアプリを使えなくはないですが、無料のものは広告が表示されるなどのデメリットがあります。管理できる名刺に上限がある場合もあるので、やはり有料でも機能の優れた有料のシステムを導入するべきでしょう。ビジネス向けのシステムの場合、多くは無料のトライアル期間が設けられています。それを利用して使い勝手を確認してから、ベストなシステムを決定するのがよいでしょう。
名刺を1枚1枚データ化するのに時間がかかりがちということも、名刺管理システムのデメリットに数えられます。名刺の数が多くなるほど、登録するのに時間がかかることは避けられません。しかし、名刺のデータ化を代行するサービスもあるので、コストをかければ手間はある程度削減で
まとめ
コストや手間がかかるなどのデメリットもありますが、ビジネスにおいて名刺管理システムの導入はメリットの方が多く感じられるはずです。大量の名刺をデータベース化するため、瞬時に特定の名刺を探し出せるようになります。導入による業務効率アップを思えば、それに伴うコストや手間は微々たるものです。
