プロジェクト管理ツールを使用するメリット、デメリットを解説
プロジェクト管理ツールのメリット
プロジェクト管理ツールを利用メリットはいくつもあります。まず、管理者の負担軽減につながるという点が大きいです。プロジェクトリーダーは全体の工程と、個々の進捗状況を常に把握しなければならず、納期までに間に合うか神経をすり減らすことがあります。その点、プロジェクト管理ツールを導入すれば、進捗状況を可視化できてすぐに確認できますし、個々のメンバーから情報を上げてツールで自動表示してもらえるので確認作業も楽になります。
こうした効率化によってよりプロジェクトをスムーズに行えるという点も、結果的に大きなメリットとなります。進捗の把握をより正確にできますし、それぞれのタスクも確認しやすくなるので、見逃しが減りますし分析がしやすくなるからです。同時に、プロジェクトにかかるコストについてもより明確に知れるという良さもあります。完了までの期間を見通しやすくなりますし、投入すべきリソースも予測できるからです。さらに、必要なところに人員を投入するタイミングやその数を計算することができるので、人的コストの削減にもつながります。
別のメリットとしては、チームのモチベーションアップにつながるという点があります。自分の働きによって全体の工程が進んでいるということをすべての人が確認できるからです。また、他のメンバーの進捗もチェックできるようにすれば、良い意味での競争が生じて切磋琢磨する環境が整います。プロジェクト管理ツールには、コミュニケーション機能が付いているものも多いので、互いに情報共有をし合うことで、仲間と一緒に働いているという雰囲気が強まりチームとしての結束が固いものとなっていきます。
プロジェクト管理ツールのデメリット
さまざまなメリットの裏には、いくつかのデメリットもあるので注意が必要です。当然のことですがツールを導入し継続利用するにはコストがかかります。無料で使えるツールもありますが、企業が本格的に使おうと思ったら高機能の有料サービスを使った方が良いでしょう。初期費用に加えて、たいていは1IDごとに月額費用がかかりますので、あらかじめ予算を組んでおく必要があります。
また、プロジェクトリーダーにしてもメンバーにしても、利用する人がITツールに慣れている必要があります。もし、ITリテラシーが低い人が多いと、逆にうまく管理できない恐れも出てきます。それぞれが上げるべきタスク進捗についての情報が共有できず、管理しづらいといった問題が起こってしまうのです。また、一から使い方などを教える手間や時間を取られるというデメリットも考えられます。完全な形での浸透をさせるためには、研修をしたり試用期間を設けたりするなど、会社側での配慮や努力が必要となります。
導入してみたものの、使いづらいと現場から不満があがる可能性も考慮に入れておくべきです。プロジェクト管理ツールはたくさんのサービスがあって、かなり機能が多いものやシンプルで特定の業種に特化したものなどがあります。高機能にしても結局使わない機能が多い、使い方が複雑といった声が挙がることもありますし、逆に機能が少ないと効果が薄いといった問題が生まれます。自社の現場における業務手法を考えて、慎重にツールを選定する必要があるわけです。
サービスを比較してじっくりと選定する
プロジェクト管理ツールは非常に便利なツールですが、使い方や選び方を間違うとデメリットが目立ってしまうこともあります。そのため、機能や使い勝手、予算、実際に使用する人からのフィードバックなどのさまざまな要素を考慮して、複数サービスを比較しつつじっくりと選定しましょう。
