インターネットFAXの仕組みやメリット、デメリットを改めて解説
インターネットfaxの仕組みとは？
インターネットfaxの仕組みは、faxデータをインターネット回線を通じて送受信するというものです。従来のFAXは、電話回線を使ってFAX用の専用信号を送ることによって画像を送受信します。そのデータ信号をFAX機で変換して、書類の読み取りをしたり、逆に印刷をしたりするわけです。
インターネットFAXでは、このFAX用のデータ信号をデジタル信号に置き換えます。受信する時には、相手から送られてくる信号を、それぞれの運営会社が持っているサーバーでPDFもしくはTIFFといったファイルに置き換えます。そして、そのファイルを顧客が登録しているメールアドレスやアプリに送るわけです。そうすると、利用者はFAXを電子化ファイルで受け取れますので、パソコンやスマホで見られるようになります。
一方で、FAXを送信する場合、スマホやパソコンからPDFや画像ファイルの形式で送ります。すると、サーバーでFAX用のデータ信号に置き換えられます。それを相手に送信することによって、FAX機での受信ができるというわけです。
特にスマホの普及によって、いつでもどこでもFAXデータのやりとりが行えるようになった点は、ある種の革命とも言えるでしょう！
インターネットfaxに切り替えることのメリットとデメリットは？
こうした特徴を持つインターネットfaxに切り替えることには、いくつものメリットがあります。まず、紙に印刷しなくても直接画面で見られるという点です。前述したとおり、スマホでもチェックできることがほとんどですので、外出先でもどこでもFAXを受け取れるわけです。また、通常のFAXだとオフィスにある機器でのみ受信できますが、インターネットFAXなら複数のデバイスに送ることが可能です。そのため、一度に複数のスタッフが同時にチェックできて情報共有が楽になるという点もメリットと言えます。
そして、コストを削減することができるのもメリットとなります。電話回線が要らなくなりますので、その分の通信料金が減ります。業務用FAX機器も使わなくなりますので、買い替えコストもなくなります。利用料金はそれぞれの会社で異なりますが、すべて電子化しているということもあって、同程度の利用であればインターネットFAXの方が安くなるのが通常です。少しでもオフィスにかかる経費を削減したい会社にとって、簡単にできる措置となります。
また、送受信の操作も楽になります。いちいち紙に印刷してから送信する必要がなくなり、直接パソコンでファイルを選んで、メールと同じ感覚で送るだけだからです。スマホ用の専用アプリを用意しているサービスであれば、スマホでも楽に送信可能です。PDFファイルで受け取って、そこにコメントを上書きして、それをそのまま返信することもできるので、時間短縮につながります。これだけでもインターネットFAXに買い換えるメリットは十分にあると言えます。
一方で、インターネットFAXにもデメリットがあります。まず、電話番号が変わることが多いという点です。利用にあたっては新しいFAX番号を取得できるのですが、050もしくは020で始まる番号になることがあります。通常の電話番号と同じ形式でも、市外局番が限定されているので、オフィスがある場所の市外局番を取得できない可能性もあります。
また、使い方によっては、今までのFAXの方が安くつくこともあります。毎月の送受信数が少ない場合にはインターネットFAXの方が安上がりですが、枚数がかなり多くなると、逆にコスト高になるリスクもあります。そのあたりは、各サービスの料金設定と、現状のFAXにかかっている費用を比較して、どちらが安く済むのか比較検討する必要があります。
仕組みをよく理解して賢く使おう！
インターネットFAXは、電子的にFAXを受け取れる便利なサービスです。紙に印刷する必要がないなどのメリットがある一方で、電話番号の変更といった注意点もあります。その仕組み、メリットとデメリットをよく理解した上で、賢く使うようにしましょう。
