インターネットFAXの仕組みやメリット、デメリットを改めて解説｜インターネットFaxコラム003
インターネットFAXの仕組みとは？
インターネットFAXとは、FAXデータをインターネット回線を使って送受信する仕組みのことです。
従来のFAXでは、電話回線を利用してFAX専用の信号を送信し、FAX機がその信号を画像として読み取り、印刷・表示を行っていました。
一方、インターネットFAXでは、FAX用の信号をデジタルデータに変換してやり取りします。
インターネットFAXの受信の流れ
相手から送信されたFAX信号は、インターネットFAX事業者のサーバーで受信され、PDFやTIFFなどの電子ファイルに変換されます。その後、利用者が登録したメールアドレスや専用アプリへ送信されるため、パソコンやスマートフォンでFAX内容を確認できます。
インターネットFAXの送信の流れ
送信時は、パソコンやスマートフォンからPDFや画像ファイルをアップロードします。
そのデータはサーバー側でFAX用信号に変換され、相手先のFAX機へ送信されるため、相手が従来型FAX機でも問題なく受信可能です。
スマートフォンの普及により、場所を問わずFAXの送受信ができるようになった点は、業務効率を大きく変える進化と言えるでしょう。
インターネットFAXに切り替えるメリット
インターネットFAXには、従来のFAXにはない多くのメリットがあります。
紙を使わず、どこでも確認できる
受信したFAXは電子データとして保存されるため、紙に印刷する必要がありません。
スマートフォンでも確認できるサービスが多く、外出先やテレワーク中でもFAXを受け取れます。
情報共有がスムーズ
従来のFAXは1台の機器でしか受信できませんが、インターネットFAXなら複数のデバイスで同時に閲覧可能です。複数人で内容を確認できるため、社内共有のスピードが向上します。
コスト削減につながる
電話回線が不要になるため、回線使用料やFAX機器の維持費を削減できます。
多くのインターネットFAXサービスは月額料金制で、同程度の利用であれば従来のFAXより安くなるケースが一般的です。
操作が簡単で業務効率が向上
紙に印刷してから送信する必要はなく、メールと同じ感覚でファイルを送信できます。
受信したPDFに直接コメントを書き込み、そのまま返信できるため、やり取りの時間短縮にもつながります。
インターネットFAXのデメリット・注意点
便利なインターネットFAXですが、導入前に知っておきたい注意点もあります。
FAX番号が変更になる場合がある
新規でFAX番号を取得する場合、050や020から始まる番号になることがあります。
また、市外局番付きの番号でも、希望する地域の番号が取得できないケースがあるため、事前確認が必要です。
利用状況によっては割高になることも
送受信枚数が少ない場合はコスト削減効果が高い一方、大量にFAXを送受信する場合は割高になる可能性もあります。
各サービスの料金体系と、現在かかっているFAXコストを比較した上で検討することが重要です。
インターネットFAXの仕組みを理解して賢く活用しよう
インターネットFAXは、FAXを電子化することで業務効率化とコスト削減を同時に実現できるサービスです。
一方で、FAX番号の変更や料金体系など、注意すべきポイントも存在します。
仕組みやメリット・デメリットを正しく理解した上で、自社の利用状況に合ったインターネットFAXサービスを選ぶことが、失敗しない導入のポイントと言えるでしょう。
