社内wikiとはどんなツール？メリット、デメリットも併せて解説
社内wikiとは？
社内wikiとは、企業内でそれぞれの部署や個人が持っている情報やノウハウなどを共有するツールのことです。インターネット辞書として世界中で利用されている、Wikipediaの社内バージョンと見れば良いでしょう。形式は自由ですが、いろいろなジャンルやテーマごとに経営陣や技術者、そして仕事に関わる社員が情報を投稿することで、たくさんの情報をさまざまな角度から集めていきます。いわば掲示板のようなもので、社内の誰でもアクセスして閲覧できますので、業務上必要になった時にすぐに情報をチェックできるのが特徴です。
具体的な利用法としては、社内で使っている業務システムの使い方マニュアルやちょっとした操作のコツなどを挙げることができます。また、現在進行中のプロジェクトにおける進捗状況や効果、効率化を図るためのポイントなどを共有することもあります。
社内wikiを作るにあたっては、システムを内製しているところもありますが、一般的には開発されたツールを使うことが多いです。最近はクラウドタイプのツールが多く提供されていて、管理者が任意のカテゴリーやテーマなどを決めていき、利用者が自由に投稿編集できるといった形が多く見られます。スマホでも簡単に操作、閲覧できるツールもあり、気軽に情報にアクセスして見られます。マニュアル的な情報共有だけでなく、電話帳やタスク管理などもまとめて管理できる機能を持ち、総合的な共有ツールとして利用できるようにしている物もあります。
社内wikiのメリットとデメリット
社内wikiを利用するメリットとしては、統一された情報を社内で共有できるという点が大きいです。上司や部署によって、もしくはタイミングによって言っていることが違うという自体は、社員を混乱させる原因となります。しかし社内wikiで明確に表示されていれば、誰もが同じやり方で行うことができて効率が上がります。また、個人が持っているノウハウや経験を蓄積していくことができますので、より効率の良い手法が生み出されていくことになり、企業としての大きな財産になります。
他にも、上司から部下への情報伝達や指導の手間を減らせるというメリットもあります。社内wikiを見れば分かるようなことや、社員が各自でチェックして適用することができるからです。それ以外の、状況によって柔軟に調整すべき作業や上司の判断によって決定すべきことなどだけを双方で確認すれば良いことになり、意思決定が早くなるという効果も見られます。
一方で、社員が情報を投稿していかないと、情報の蓄積がなされないというデメリットもあります。すでにたくさんの情報がある中から検索するというものではなく、自分たちで作り上げていかないと意味のないものだからです。社員の中には自分だけが持っているノウハウを教えたくないという人もいるでしょうし、評価につながりにくい情報投稿をするのを面倒に思う社員が出てくることも考えられます。他にも、掲載されている情報が間違っていると、それを基に大勢の社員が動き、ミスが拡大するリスクも生じます。同時に、自社独自のノウハウが流出してしまうリスクも考慮すべきです。
使い方を考慮してツール導入を決めるべき
社内wikiは社内でノウハウやさまざまな情報を共有するための優れたツールです。業務効率化や社員のスキルアップになりますし、積み重ねていくことで企業の情報力を高められます。一方で、情報流出などのリスクもありますので、使い方をしっかりと考慮して導入と運用をしていく必要があります。
