FAXの代行受信とは？仕組みや代行受信となる原因を解説
FAXの代行受信機能の仕組み
FAXの代行受信とは、FAX装置が受信した文書を、一時的に内部メモリに保存する機能のことです。この機能は、紙詰まりや消耗品が切れてエラーになったときのように、何らかの理由で文書を即座に印刷できない場合に作動します。通常、FAX機は送信された文書を受信すると、ただちに印刷を開始します。ところが、用紙がなかったり、インクやトナーが切れていたり、あるいは機械的な問題などが生じていたりする場合、印刷できなくなってしまいます。そんなときに有用なのが代行受信機能です。
代行受信機能があるFAX機では、上記のような即座に印刷できない状況で文書を受信すると、そのデータを内部メモリに一時保存します。その後、用紙が補充されたり、インクやトナーが交換されたりして問題が解消されたときに、保存された文書が自動的に印刷される仕組みです。代行受信機能は、FAXの受信を逃さずにすむため、ビジネスでの連絡漏れを防ぐのに役立ちます。休業日や深夜など、従業員が誰もいない状況でFAXを受信する機会もあるでしょう。そのような、即座に対応できない状況で重宝する機能です。
代行受信機能を持つFAX機は、一定量の文書をメモリに保存できる容量を持っており、メモリがいっぱいになるまで新しい文書を受信し続けることができます。その量はFAX機のモデルや設定によって異なりますが、ベーシックな機器や古いモデルでも数十ページから数百ページの文書をメモリに保存できるでしょう。もちろん、より高性能なビジネス向けのFAX機ではそれ以上、数百ページから数千ページを保存できます。また、保存できる文書の量は、送受信する文書の内容によっても変わります。たとえば、テキストのみの文書は、画像や図を含む文書よりもメモリの消費量が少ないため、より多くのページを保存可能です。
具体的な受信可能ページ数を知るためには、使用しているFAX機のマニュアルを確認するか、メーカーに直接問い合わせてください。
インターネットFAXの場合
インターネットFAXの場合、従来のFAX機のような物理的な印刷プロセスが関与しないため、代行受信の概念は異なります。インターネットFAXでは、FAXが送信されると、プロバイダーのサーバーが文書を受信し、それを電子メールの添付ファイルとして、または、オンラインでアクセス可能な形式で保存します。ユーザーはインターネットに接続し、ログイン情報を使用してこれらの文書にアクセス、必要に応じてダウンロードや印刷を行うという仕組みです。
インターネットFAXの一つの利点は、物理的な用紙やインクの消耗品に依存しないため、用紙切れやインク不足などの問題による受信の遅延や失敗が発生しないことです。また、受信した文書はデジタル形式で保管されるため、休日など受信側に誰もいなくても、重要な通信を逃すことがありません。
インターネットFAXは、これまでのFAX機の持つ物理的な制約から解放され、より柔軟で信頼性の高い通信方法を提供します。文書の受信と管理が大幅に簡素化され、ビジネスの効率性が向上するシステムなのです。
まとめ
FAXの代行受信機能とは、物理的、または技術的な問題が生じた際に、重要な通信を確実に受信し、後で印刷できるようにするための重要な機能です。ビジネスの連絡手段としての信頼性を向上させる機能と言えるでしょう。一方インターネットFAXの場合、そのような従来の制約がないため、より高い信頼性と効率性を実現します。
