FAXで請求書を送付するのは法的に有効？マナーに関しても解説
FAXでの請求書の送付はマナー的にOK？それともNG？
ビジネスシーンにおいて、請求書をFAXで送付するのは一般的なことではありません。やはり直接渡すか、郵送あるいはメールで送付するのが一般的で、FAXでの送付は「お手軽すぎる」というのが一般認識です。
ただし、必ずしもFAXで請求書を送付することが絶対にNGというわけではありません。例えば、請求先ができるだけ早く請求書の文面・内容を確認したい時、あるいは送付する側が相手に確認してほしい時などに、FAXで送付することもあります。FAXは簡単に送付できる上にその場で相手に見てもらえる可能性が高く、しかも文書の形で残るというメリットがあるため、こうした急いでいるケースにFAXを利用することがあるのです。
考えてみれば、現在ではメール転送機能付きのFAX機を導入している企業も多く、そもそも従来のFAX機はほとんど使用せずにインターネットFAXを導入している企業も増えています。そうした企業ではFAXの内容を紙に印刷せずに画面上で見ることになりますから、メールで請求書を添付して送付するのとほとんど変わらない状況とも言えます。ですから、以前と比較してFAXでの請求書の送付はそれほど違和感がないものになりつつあるとも言えるでしょう。
ただし、注意したいのはFAXでの請求書の送付は「一般的ではない」という点です。いきなり相手に送りつけるのではなく、事前にそのことを相手に伝えて同意を得た上で送付するか、相手からFAXでの送信を求められた時に行うようにしましょう。もうひとつ、FAXで請求書を送付する際には、念のために送付状も一緒に送りましょう。シンプルに「○月分の請求書を送付いたしますのでご査収のほどよろしくお願い申し上げます」といった文面を添えるだけでOKです。こうした送付状を一緒に送ることによって、受信した側が詐欺FAXの類だと勘違いして破棄してしまうといったトラブルを避けることができます。送付した日時や請求書の枚数など細かい情報を記載しておくと、よりスムーズにやりとりができます。
法的に見て、FAXで送付した請求書は有効か？
では、FAXで送られてきた請求書は法的な観点から見てどのような扱いになるのでしょうか？基本的には「原本のコピー」になります。請求書として有効ですが、あくまで原本あっての話なのです。つまり、FAXで請求書を送付し、それで支払いがしっかり行われた場合であっても、必ず原本は保管しておく必要があるのです。
もし税務署の監査が行われた際には、原本の提示が求められる場合もあります。原本を保管しておかないと、FAXのコピーだけでは認められない可能性も出てくるのです。
また、FAXを送付した相手から「後日改めて原本を送って欲しい」と頼まれることもあります。そんな時のためにも、原本は必ず保管しておきましょう。
FAXでの請求書の送付はあくまで二次的な選択肢として利用する
FAXでの請求書の送付は特に問題はありませんが、やはり原本を郵送するか、手渡しするかが基本です。FAXは何らかの事情でそれができない時の二次的な選択肢だと踏まえておくべきでしょう。先述したように、急ぎの用事のときにまずFAXで内容を確認してもらった上で、後日郵送で原本を送って取引を済ませるといった形が理想的です。FAXでの送付はとても便利ですが、正式な文書としての効力や重要性はどうしても低くなってしまうため、重要な書類を扱う際には注意が必要、ということになります。
