FAXを転送することは可能？FAXを転送する方法や注意点について解説
FAXは複合機や回線によっては転送が簡単にできる
メールで古くから親しまれている機能に、転送機能があります。受け取った受信メールをそのまま別の誰かに送信できる機能で、情報が共有しやすく、ビジネスの面で活用がされてきたことは言うまでもないでしょう。そんな便利な転送機能ですが、近年ではFAXでも行えるようになってきたのはご存知でしょうか。単純に考えると、送られてきたFAXの書類をそのまま別の共有相手に送信すればいいのですが、「この日は出張で本社にいるから事務所に来るFAXを本社に転送してほしい、でも事務所には誰もいないから人力で転送ができない」という場面も珍しくはありません。
最近では複合機や回線の発達によって、自動でFAXの転送がされたり、自身のメールアドレス宛に転送できるサービスが増えてきました。このような困った場面を回避するためにも、ぜひFAX機能の活用を行っていきましょう。
複合機と回線それぞれのFAX転送
まず、複合機の機能を利用したFAXの転送方法についてです。近年の複合機では、FAXからFAXに転送する機能が付いたものは珍しくなくなりました。ただ、メールアドレスに転送する機能がついているかどうかは機械によりますので、メールへの転送を考えている場合はその機能が付いているかどうかから確認しましょう。
転送の設定を行う方法ですが、多くの複合機の場合、設定メニューから行うことができます。例えばEPSONの複合機の場合、本体設定からファクス設定を選択、次に受信設定、保存・転送設定を選択することで転送の詳細な設定が行える画面まで移れます。受信したFAXを保存し、設定した番号に転送する方法ですが、このとき注意したいのが複合機本体のデータ容量でしょう。転送の場合、FAXデータの一時保存がどうしても必要となりますので、容量が圧迫されており十分なデータ枠を確保できないと転送機能が利用できない場合があります。
また近年では、インターネット回線を利用した「インターネットFAX」のサービスも発展がめざましいです。サービスとして特筆している箇所は、FAXとして受信したデータをインターネットクラウド上に保存することができる点でしょう。そのクラウドにアクセスできるようにすれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなどで受信したFAXデータの確認をすることができるのです。
もちろん、データを特定の形式でダウンロードすることもできますので、パソコンへの転送も簡単に行えます。デメリットとしては、インターネットへの接続が必須となるため、受信を行う機械を常にインターネット接続していないといけない点、またインターネットの接続でトラブルが起きるとFAXの受信も通常通りいかなくなってしまう点が挙げられます。接続が安定しない回線しか利用できない場合などは、業務の負担が大きくなってしまうかもしれません。
しかし、「複数人でFAXデータを確認したい」「受信したFAXデータをすぐ社内の人に転送したい」という場合などに、データが保存してある共通のクラウドにアクセスすれば済むという手っ取り早さは大きな魅力ではないでしょうか。クラウド上にデータ保存を行うため、クラウドの容量を増やすことで保存できるデータが増えるのもインターネット回線を用いたメリットの一つです。
まとめ
現在では、複合機の機能を用いた方法か、インターネット回線を利用した方法でFAXの転送を行うのが主流になっています。両者にメリット・デメリットがありますから、自身のスタイルに合うのはどちらかを重視し導入を検討するのがおすすめです。
