FAXを受け取った際、「受け取りました」という内容の電話は必要？FAXのマナーについて解説
FAXには既読を伝える機能がない
スマートフォンが広い年代に普及して以降、連絡のやりとりをスマートフォンのメッセージアプリなどで行うようになった人は少なくありません。プライベートなやりとりから、仕事仲間とのやり取り、取引先との連絡にもメールではなくメッセージアプリ、ソフトを使用するようになったという人は多いでしょう。これらのアプリやソフトでは、いわゆる既読機能という、相手がメッセージを確認したかどうかが分かる機能が備わっています。「既読」と表示する機能はなくとも、メッセージに対し「了解です」「確認しました」という簡単な返信が書かれたスタンプや、絵文字のスタンプをつけることで相手に「読みました」と伝える機能を備えたアプリ、ソフトは少なくありません。
対して、FAXは相手に書類を送った後、その書類を問題なく相手が受け取れたかどうか確認する術は今のところありません。複合機や回路の発達によって、エラーを起こしFAXが送信できなかったというケースは昔よりも減っていますが、FAXを受け取った側が問題なく受け取れなかったケースは機械のエラー以外にも様々な要因が考えられます。例えば、大量のコピーを行っている最中にFAXの受信があり、印刷したコピー用紙の中に受信したFAXが紛れてしまい数日後に発見されるケースなどです。そのため、特に重要な書類をFAXで送った際に「このような書類を送りましたので、確認してください」と電話をしたり、受け取った側が「FAXで書類を受け取りました」と報告をしたりするのが、ビジネス上のマナーとされているのです。
送受信に際し電話をした方が良いケース
即日で必要な商品の発注書や必ず有資格者に確認してほしい書類などは、先方に届いたかどうか、対応してもらえるかどうか確実な返事がほしいところです。そういった場合、送った側がFAXの送信後に先方に電話をし、どういった必要があって送った書類なのか、誰に確認してほしい書類なのかを伝えましょう。その際、電話を受けた相手がFAXを届けたい相手であれば万々歳ですが、相手が席を外している場合もありますので、まずは電話を受け取った人に言伝をお願いする形で問題ないでしょう。
FAXを受け取った側が電話で連絡をした方が良いケースでは、相手がどのような取引先なのかも重要です。例えば向こうは顧客側で、こちらの必要があってFAXで書類の送信をお願いした場合、相手が手間をかけて送ってくれたということになります。受け取った際にまずは問題なく受け取れた旨を報告することで、相手と悪い関係になることはないでしょう。むしろ、相手に「ちゃんと問題なく送れたのか？」と不安にさせる時間を持たせてしまう方が関係の悪化につながりかねません。
またこの電話の場合でも、相手が席を外している場合、急ぎの要件ではないので言伝をお願いする形でかまいません。ただ、どうしても相手の手間に感謝を伝えたい場合は、相手が手の空いたときにチェックできるメールでも返信不要を伝えたうえで「受け取りました。送信いただきありがとうございました。」といった一報を入れておくのがおすすめです。
FAXにはない機能を電話で補う
FAX自身には、送受信に際してちゃんと届いたか、目的の相手が受け取れたかどうかを確認する機能は備わっていません。その部分を補うためにも、電話で「届いたかご確認お願いします」「FAXの書類を受け取りました」と相手に報告した方が良いケースは多く見受けられます。特にこちらのお願いで相手にFAXを送ってもらった場合、「受け取りました」という一報は入れておくに越したことはないでしょう。
