FAX用の注文書を作る時はどんな点に注意すれば良い？作成する上での注意点やポイントを解説
発注をするのに便利なFAX
店舗から卸売業者へ、あるいは卸売業者から仕入れ先へなど、商品や資材などの発注を行うことはビジネスシーンだと頻繁に見られるシーンです。メールでの発注も主要な手段として用いられていますが、電話機があれば発注ができるFAXでの発注はまだまだ需要が根強く、今後も発注方法の主要な手段の一つとして扱われ続けていくでしょう。
そんなFAXでの発注ですが、注意したい点が全く無いわけではありません。FAXを利用したことのある人なら経験があると思いますが、送受信に使用する機械によっては文字の読み取りがうまくいかず潰れてしまい、文章が把握できないということがあります。そのほか、2枚送ったのに1枚しか受け取られず、もう1枚分の注文が通ってなかったというトラブルも無視できない事例です。電話で確認ができればいいのですが、お互いの営業時間が異なっていたり、先方が休みのうちに対応を進めなければいけない場合など、電話での確認が行えない・間に合わないケースもあります。これらのトラブルを避け、問題なく注文を通すためにも、まずは発注に使用する「注文書」を工夫するところから始めましょう。
FAXで使用する注文書で注意したいこと
FAXで発注する際、まず挙げられる「避けたいこと」の一つが、文字が潰れてしまって何を発注したのかわからない、いくつ発注したのかわからないというケースでしょう。これらを避けるためにも、商品項目の欄の文字は他のフォントサイズより大きく作成するのがおすすめです。発注数量の欄も、「1」なのか「7」なのか判断できないということがないよう、大きめの文字サイズに設定しましょう。このとき注意したいのが罫線とのバランスで、文字と罫線の間に余裕がないと罫線が文字に被ってしまうことがありますので、表自体を大きくしたいところです。
しかし、商品項目、発注数量の欄を大きく取ってしまうと、注文書が1枚の中に収められない、複数枚にわかれてしまうということもあると思います。そうなると心配になるのが、全部の枚数をきちんと相手が受け取れるかという点です。その場合、注文書の下部などに「1/2ページ」「2/2ページ」など、全部で何枚なのか、この用紙はそのうち何枚目なのかを判断できる記載をすることが対策として挙げられます。それ以外には、注文書とは別に送り状を用意しFAXを送るのもおすすめの方法です。「全部で何枚の注文書を送ります」という旨を記載すれば、受信した側でも漏れがないかチェックしやすくなります。
また、FAXでの発注特有で注意したいことに、印刷されたFAXの汚れも挙げられます。読み取り面のガラスが汚れていて反映されてしまった、受信機の印刷機に不具合があり余計な箇所に黒い点が印刷されてしまったなど、色んな要因で発生してしまう現象です。多くの場合は気にならない程度の点々ですが、発注数量の欄に被ってしまい、受け取り側が誤認してしまう可能性はゼロではありません。これは特に、発注が必要な商品の数量欄に数字を書き、発注を行わない商品の数量欄は空欄で送信する注文書で注意が必要です。これもやはり、数量欄を大きく取るのがおすすめの対策ですが、それ以外だと発注合計数や合計金額を明記する、発注を行わない欄は空欄ではなく「×」などを書くことでも対策ができます。
FAX特有のトラブルに要注意
FAXで発注をする場合、一番注意したいのは文字の潰れや汚れがついて発注数や商品が不明瞭になることです。それを避けるためにも、FAXの注文書を作る場合は特に重要になる情報の文字を大きく、そして周りの記号や罫線、文字との間隔の余裕を持たせることを意識しましょう。
