コニカミノルタのインターネットFAXを徹底的に調べてみた
コニカミノルタのインターネットFAXはメールで送受信
コニカミノルタは様々なオフィス機器を開発していて、複合機の分野では高い評価を受けています。リースやレンタルで多くのオフィスがコニカミノルタのプリンターやコピー機、複合機を導入しており、実績が多く安心感があります。FAX機能を持つコニカミノルタの複合機を導入しているのであれば、機種によってインターネットFAXを利用することができます。
基本的にコニカミノルタの複合機でインターネットFAXを使う場合、インターネットもしくはイントラネットを経由して、Eメールに添付する形でFAXを送受信します。たとえば、文書を送信する場合、複合機でスキャンした内容がTIFF形式に変換されてインターネット回線で送信されます。相手が通常の複合機によるFAX受信の場合は、TIFF形式をそのまま印刷して出力することもできます。相手がパソコンであれば、メールに画像ファイルとして添付されていますので、画面上で文書を閲覧することになります。
逆に、受信する時には、自動的にTIFF形式の添付ファイルとして変換され、指定されたメールアドレスに転送されます。こうして紙に印刷することなく、メールで文書を受け取り見ることが可能です。
コニカミノルタのインターネットFAXは、細かな設定ができるようになっています。最大メールサイズを指定して、あまりに大きな画像ファイルの場合はメールでの受信ができないようにすることが可能だったり、相手にFAXが着いたかどうかの確認をする機能や、登録したメールアドレスの検索とそこから送信先を選ぶといった検索機能も備えています。たくさんの機能が用意されていますので、上手に使いこなすことで作業効率をぐっと上げることができるメーカーと言えるでしょう。
コニカミノルタのインターネットFAXを使うメリット
複合機をすでに持っていたり、これから導入したいと考えているのであれば、インターネットFAXが使えるように環境を整えることがおすすめです。従来のFAX送受信にはないメリットがあるからです。たとえば、基本的な所で言うと、送信するにしても受信するにしても、紙に印刷する必要がなくなるという点です。手間がかからないことに加えて、印刷コストを減らせるわけです。また、紙の書類だと保管するスペースを作る必要がありますが、電子データで保管できますので、オフィス空間を有効活用できるようになります。紙の書類だと分類や、必要な時の取り出しが面倒だという問題もあります。しかし、インターネットFAXであれば、すべてクラウドやハードディスクなどにデータとして保管できますので、整理するのも検索するのも簡単です。どうしても書類だと紛失や破損といったリスクが出てきますが、インターネットFAXだとそれも心配ありません。
特にコニカミノルタの複合機を使ったサービスでは、必要に応じて紙を使った送受信か、電子データのみのやり取りかを選べるのも便利な点です。基本は電子的なやり取りになりますが、時には紙の文書をスキャンして送る必要が出てきたり、逆に受信した文書を紙に残しておきたい時もあります。そんなケースで、複合機経由のサービスであれば、どちらのニーズにも柔軟に対応できます。
特徴を押さえてインターネットFAXを導入しよう
多くのオフィスで複合機は導入されていますが、コニカミノルタの機種では、インターネットに接続することによってインターネットFAXが使えるものもあります。紙に印刷しなくて済みますので、コストや手間を省けるのがメリットです。こうした特徴を押さえて、より機能的なオフィス環境を整えましょう。
