インターネットFAXはメールと同じ？2つの違いをまとめてみた
インターネットfaxがオフィスや個人営業の店舗、フリーランスの方々に普及し始めています。ですが、実際に利用している人の中には、『いったいメールとインターネットfaxの違いは何か？』と疑問に思うかもしれません。
その点を理解するために、まずは電子メールとインターネットfaxの仕組みについて理解する必要があります。
電子メールとインターネットfaxの違いは、FAX送信の有無
ファクシミリの機器を持っていない人でも、インターネットfaxを利用することで、送り先に固定電話のFAX番号を設定できます。つまり、インターネットfaxを利用すれば、従来通りに固定電話のFAX番号へ送信ができますし、メールのアドレスに情報送信することもできます。もちろん、FAX番号からのデータ受信もできますから、ビジネスシーンでのニーズを十分満たしてくれるサービスと言えるでしょう。この点が電子メールとインターネットfaxとの大きな違いになります。当然のことですが、インターネットfaxはあくまでもFAX機能を提供するサービス手段です。取引先が電子メールのアドレスを持っていない場合や、あるいはFAXのみのやり取りをメインとしていて電子メールを使わないようにしている場合に役に立ちます。
電子メールだけのやり取りとなれば、インターネットfaxと違い、FAX番号への送信ができません。もちろん、FAXからの受信もできません。今やスマートフォンによるSNS全盛の時代ですが、ビジネスシーンではまだまだFAX通信の利用度が高い部署、業種があります。特に国の役所に関する書類提出においては、メール送信やSNS送信が認められないこともあります。
電子メールにPDFファイルを添付して送信すれば、それはFAX送信と内容的には同じことになりますが、送信先はあくまで相手のメールアドレスであって、FAX番号へは送れないという違いに注意してください。受取り先によっては電子メールではなく、FAXにしなければならないケースを考慮しておくと良いかもしれません。
このような場合に役立つのがインターネットfaxです。電子メールでは対応不可能な場合でも、インターネットfaxのシステムであれば問題がありません。送信方法は電子メールと全く同じ操作でOKです。データを受信するFAX機器は、これまで通りに紙にプリントアウトされたデータを受け取れるわけです。
インターネットfaxならファクシミリが不要
個人経営の店舗やフリーランスの方などコンパクトな形で営業している方は、わざわざ電話回線を確保してFAX機器を購入するのは面倒で費用もかさみます。わずかな節約ではありますが、インターネットfaxを利用すれば、手元のパソコンやスマートフォン・タブレットといったモバイル端末だけでFAX通信が可能です。
設定はアプリかソフトをダウンロードするだけで電子メールの設定と違いはありません。毎月の費用も低価格なサービスが多いので負担になりにくいでしょう。また、インターネットfaxはメール文章の送信も可能ですし、Wordやエクセルやパワーポイントなど各種テキストファイルに対応しているサービスもあります。JPGやGIFといった画像ファイルも対応できるところもあるので、用途に応じた利用範囲が広いというメリットがあります。
このように、インターネットfaxの基本システムと電子メールとに違いはありませんので、これまでFAXを利用していなかった方でも簡単に使いこなすことができます。また電子メール同様に、送受信したデータ管理はPDFファイルでもドキュメントや画像ファイルに変換して、好きな形でファイリングできます。しっかりとしたセキュリティをもって、大事な情報を安全に保管することもできます。
