NTTDATA社のFAX-OCRシステムについて徹底解説
NTTデータのFAX-ocrシステムは手書き伝票の自動認識が可能
NTTデータが提供している「FAX-OCRシステム」とは、受信したファックスを自動的に認識してテキスト化するものです。手書き伝票の自動認識に特化しており、データ入力作業を効率化できるのが特徴となっています。手書き文字の誤読やデータ入力時のミスなどを防ぎ、より精度の高い伝票管理が可能になります。このシステムでは、ひらがなや英数字はもちろんのこと、手書きで分かりづらい漢字であっても、NTTデータが持つ高度な自動認識システムによって、高い精度で正しく判別できます。さらに、高速処理が可能ですので、送られてきた伝票をすぐにデータ化して、クラウドや社内システムに取り込めます。
もう一つの特徴は、さまざまな社内システムに対応できる点です。ＮＴＴ関連のクラウドFAXはもちろんのこと、クライアントとサーバーで構成されるネットワーク環境でも構築できます。そのため、一般的なオフィス業務を筆頭に、コールセンターやECサイトの販売システムなどと連携して用いることも可能となっています。
具体的な構成としては、FAX-OCRシステムを持つサーバー、パソコンに対して、オフィスにあるFAX機器を接続します。このファックスに送られてきた伝票のイメージデータをシステムに送信すると、自動的にそのイメージからテキスト起こしをします。その後、システムにつながっているその他のパソコンや基幹業務システムなどに、データを自動送信します。ファックスだけでなく、スキャナと接続して手持ちの書類を読み込み、テキスト化させることも可能です。さらに、何らかの事情でエラーが生じた場合は、ファックス原稿をそのまま印刷しますので、情報の取りこぼしが生じない仕組みとなっています。
インターネットFAXに合わせて導入したいシステム
このNTTデータのFAX-OCRシステムは汎用性が高く、非常に多くの業務に対応させることができます。最も一般的なのは、製造や卸売り、小売業のオフィスでしょう。顧客からの注文をファックスで受けて、その伝票をFAX-OCRシステムにかけてデータ出力します。データに基づいて、在庫管理や発注作業などを連続して業務システムで行うことができます。
また、データ集計業務でも効果を発揮します。アンケートの集計結果や個々のアンケート表をファックスで送ってもらい、それを自動認識することで、簡単に最終集計ができます。利用者には手書きでアンケートを書いてもらっても問題ありませんし、集計する側もわざわざデータを手入力しなくて済みます。同じように、テストの答案のチェックも可能です。答案の内容を自動認識することで、人が一つずつチェックする必要がなくなり、作業スピードを圧倒的に高められます。
他にも、企業や団体の会員登録やスタッフ人材の登録作業にも効果を発揮します。送信されてくる会員情報を自動的に読み込み、そのままデータを管理システムに送るだけで、たとえ手書きのフォームであったとしても、簡単に会員管理ができるのです。これは、勤務日誌や営業日報の管理などでも使えます。
自動認識システムを賢く使い、業務効率を高めよう
NTTデータのFAX-OCRシステムは、手書き伝票を自動認識してテキスト化できるシステムです。企業の業務システムとの連携も可能なので、工夫次第で使い方は非常に多彩になります。社内業務の効率化を図るためにどのような使い方ができるかを相談して、導入を検討してみましょう。
