プロジェクト管理ツールとはどんなツール？ツールの種類も併せて解説
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの完成までの一連のプロセスを可視化するために、工程や進捗状況などを一元管理するためのツールです。それなりに大きいプロジェクトであれば、リーダーは何かしらの形で管理用の記録を付けていることが多いものです。納期までのスケジュールや担当者の役割、それぞれの進行状況、プロセスごとの注意点といったものを確認することが目的です。紙ベースの記録書でも良いですが、それをIT化することによって、より見やすく機能的にすることができます。
たとえば、プロジェクト管理ツールでは修正や追加が簡単に行えます。現状での進行状況に合わせてプロセスごとのタイムリミットを変更したり、それぞれの役割分担を変更したりする時も画面上で簡単に行えます。しかも、このツールの優れているところは、リーダーだけでなくプロジェクトに関わるメンバー全員も情報を共有したり、共同編集できたりする点にあります。何か変更や調整が生じたら、すぐにすべての人が確認できるので伝達スピードが速いですし、リーダーの負担も減ります。さらに、現場で働く人が気付いた点をコメントしたり、現状に合わせて調整を加えたりする時も、自分で行えるため動きが速くなるのです。
もう一つは、リーダーが全体を管理しやすくなるという良さもあります。スケジュールも個々のメンバーのタスク管理も一つのツールでできますし、それぞれのメンバーからの情報提供も行えるからです。状況把握が楽になって、全体の流れと個々の動きとを比較しやすくなりますので、スムーズにプロジェクトを進めていくのに大きな助けとなります。
プロジェクト管理ツールの種類
一口にプロジェクト管理ツールと言っても、その機能や目的によっていくつかの種類があります。たとえば、オールインワンタイプのツールがあります。これは、基本的なプロジェクト管理機能だけでなく、メンバーとのチャット機能やタスク管理・分析機能、ガントチャート作成などの機能が加わっています。工数管理を自動的に入力してくれるものや、外部サービスとの連携が強化されているものも多く見られます。一つのアプリでかなり多くのことができますが、すでに他のサービスも利用している場合、すみ分けを上手に考える必要があります。
もう一つは特化型のツールです。たいていは業種ごとに分かれていて、工場製造業向けのコスト管理や人員配置、納期スケジュールなどを見やすくしたものなどがあります。独自のプロセスがある業種にはかなり便利で、他のサービスにはない機能や項目が設けられているのが利点です。
コミュニケーション重視型のツールもあります。リーダーが管理を徹底するというよりも、チームの中で共同でプロジェクトを管理していくやり方を採っている企業に向いています。それぞれが行うタスクを自分で入力したり、進捗状況を報告したりできる共同編集機能が便利です。また、チャットなどのコミュニケーション機能が強化されているという特徴もあります。必要なファイルの共有など、業務に使う情報を一つのアプリの中にまとめられるものも多く見られます。
業務の進め方に合わせてツールを選ぼう
プロジェクト管理ツールは、効率よく進捗状況やタスクの管理などができるツールです。管理をIT化することによって、柔軟かつ迅速にスケジュールなどの調整ができますしメンバーとの情報共用もしやすくなるといったメリットがあります。ツールには機能や目的によっていくつかの種類がありますので、自社の業務の進め方に合わせて適切なツールを選ぶことで、よりプロジェクト管理がしやすくなるでしょう。
