便利な振り分け機能に対応しているインターネットFAXはこれ！
インターネットFAXを利用するメリットは、従来の電話回線を使ったFAXにはない便利な機能があることです。こうした機能の中でも、受信したFAXの自動振り分け機能はとても便利です。あらかじめ登録した電話番号などの条件で、自動的に指定したフォルダに振り分けられて、保管されます。これがどんなメリットを生むのか、どの会社で振り分け機能が使えるかをチェックしていきましょう。
インターネットFAXの振り分け機能のメリット
インターネットFAXの振り分け機能は、送信元によって自動的に別々のフォルダに格納され、保存されるシステムです。受信データはPDF形式に変換されてシステムに届きますので、フォルダを開けばすぐに整理された文書を確認できます。しかも、ファルダの中で日時順に並び替えたり、送信元別に分けたりできますので、たくさんの文書の中から欲しいものを見つけるのが楽になります。
さらに、この機能を活用して、作業効率を上げることもできます。たとえば、特定のチームや担当者としか連絡を取ることがない相手からのFAXを、あるフォルダにまとめることで、他の人がイチイチ目を通す必要がなくなります。また、保管するフォルダにアクセス制限を付ければ、権限のない人に内容を見られずに済むといった使い方もできます。振り分け機能があることでいろいろな利用法が生まれ、業務に役立てられるわけです。こうした自動振り分け機能はすべてのインターネットFAX会社が提供しているわけではありませんので、もしこの機能を使いたいのであれば、事前に調べておく必要があります。
高機能が自慢のMOVFAX
国内インターネットFAXの中でも人気が高いMOVFAXでは、自動振り分け機能を標準で用意しています。いくつかのプランが用意されていますが、初期費用は1,000円、スタンダードプランだと月額費用980円という低価格でサービスを提供しています。高機能で、使い勝手が良いのがメリットです。
MOVFAXでは専用ソフトとアプリを用意していますので、その中で送受信したFAX原稿やフォルダなどを管理することができます。マイフォルダを作成する機能もあり、個々の担当者が保存しておきたい原稿などを別に持っておくこともできます。フォルダ機能が充実していますので、振り分け機能を上手に組み合わせることで、より便利な使い方ができるでしょう。
MOVFAXの紹介記事はこちら
条件が豊富な振り分け機能を持つisana
isanaは、ビジネスシーンで役立つ豊富な機能を武器に、インターネットFAXを提供しています。振り分け機能についても、非常に細かく条件指定ができます。たとえば、相手方の電話番号だけでなく、受信機側のポート番号や文書に含まれている任意の文字列など、さらに会社名や連絡先メモに登録した内容での振り分けも可能です。そのため、1社で複数の番号を持っている会社からのFAXもすべてまとめられるようになり、より機能性が高まります。
isanaの紹介記事はこちら
振り分け機能にも注目して会社選びをしよう
インターネットFAXの導入を考えているのであれば、じっくりとそれぞれの会社のサービスを比較して決めたいものです。その要素としては、料金やサポート体制などが含まれますが、その中に自動振り分け機能などの機能性も入れると良いでしょう。実際に導入して利用し始めると、やはり高機能なサービスの方が使いやすいので、こうした点も考慮し導入を検討してみてください（2022年3月現在のデータとなります）。
